Pertence ao Código do IRS (DL n.º 442-A/88, de 30 de Novembro)
Este artigo obriga os contribuintes de IRS que têm contabilidade organizada a criar um "processo de documentação fiscal" para cada ano. Trata-se de um conjunto de documentos e registos que devem ser organizados e guardados de forma centralizada, seguindo as regras definidas em portarias do Ministério das Finanças. Este processo deve estar completo até à data limite de entrega da declaração de IRS (normalmente em maio). O objetivo é garantir que as Finanças conseguem consultar facilmente toda a documentação que comprova as operações fiscais de cada contribuinte. A lei deixa em branco quais são exatamente os elementos que devem constar, remetendo para regulamentação posterior.
Um dono de uma loja de roupas está obrigado a ter contabilidade. Até 31 de maio, deve reunir e organizar toda a documentação do ano anterior: faturas de compras, recibos de vendas, registos bancários, extratos, comprovantes de despesas. Tudo deve estar ordenado, centralizado num único local, pronto para a Finanças consultar se necessário.
Um consultor com escritório registado está também obrigado a manter este processo. Guarda os seus orçamentos, faturas emitidas, documentos de pagamento, comprovantes de custos profissionais. Se a Finanças o pedir, consegue apresentar rapidamente toda esta documentação organizada de forma centralizada.
Uma pequena empresa de serviços tem contabilidade. Deve organizar mensalmente a sua documentação fiscal e assegurar que, até ao prazo de entrega da declaração, possui um processo completo e bem estruturado, conforme as instruções que vierem a ser dadas pelas Finanças.
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