Portaria n.º 997/2009

Portaria n.º 997/2009 de 8 de Setembro Pela Portaria n.º 1581/2007, de 13 de Dezembro, foi con- cessionada a Beatriz Rodrigues Martins a zona de caça tu- rística António Roque (processo n.º 4801-AFN), situada nos Portaria n.º 998/2009 municípios de Almeida e Figueira de Castelo Rodrigo. Vem agora a Casa Agrícola de António Ra- de 8 de Setembro baça Roque & Filhos, L.da, requerer a transmissão da con- Com fundamento no disposto no artigo 26.º, conjugado com cessão da zona de caça atrás citada e simultaneamente a alínea a) do artigo 18.º, e no n.º 1 do artigo 118.º do Decreto- anexação de um prédio rústico. -Lei n.º 202/2004, de 18 de Agosto, com a actual redacção, e Assim: ouvido o Conselho Cinegético Municipal de Castelo Branco: Com fundamento no disposto no artigo 11.º, na alínea a) Manda o Governo, pelos Ministros doAmbiente, do Ordena- do artigo 40.º e no artigo 45.º do Decreto-Lei n.º 202/2004, mento do Território e do Desenvolvimento Regional e da Agri- de 18 de Agosto, com a actual redacção e ouvido o Con- cultura, do Desenvolvimento Rural e das Pescas, o seguinte: selho Cinegético Municipal: 1.º Pela presente portaria é criada a zona de caça muni- Manda o Governo, pelos Ministros do Ambiente, do Ordena- cipal das Ferrarias (processo n.º 5291-AFN), pelo período mento do Território e do Desenvolvimento Regional e da Agri- de seis anos, e transferida a sua gestão para a Associação cultura, do Desenvolvimento Rural e das Pescas, o seguinte: de Caçadores da Fraldona, com o número de identificação 1.º Pela presente portaria a zona de caça turística António fiscal 505400359 e sede na Rua de Maria de Jesus Caio, Roque (processo n.º 4801-AFN), situada nos municípios de lote 276-B, Quinta da Carapalha, 6000-336 Castelo Branco. Almeida e Figueira de Castelo Rodrigo, é transferida para a 2.º Passam a integrar esta zona de caça os terrenos cinegé- Casa Agrícola de António Rabaça Roque & Filhos, L.da, com ticos cujos limites constam da planta anexa à presente portaria o número de identificação fiscal 502062355 e sede social na e que dela faz parte integrante, sitos na freguesia de Monforte Rua de Alves Roçadas, 13, 1.º, 6300-663 Guarda. da Beira, município de Castelo Branco, com a área de 222 ha. 2.º É anexado à presente zona de caça um prédio rústico, 3.º De acordo com o estabelecido no artigo 15.º do Decreto- sito na freguesia de Escarigo, município de Figueira de -Lei n.º 202/2004, de 18 de Agosto, com a actual redacção, os Castelo Rodrigo, com a área de 140 ha, ficando a mesma critérios de proporcionalidade de acesso dos caçadores a esta com a área total de 751 ha, conforme planta anexa à pre- zona de caça compreendem as seguintes percentagens: sente portaria e que dela faz parte integrante. 3.º A concessão de terrenos incluídos em áreas clas- a) 40 % relativamente aos caçadores referidos na alí- sificadas poderá terminar, sem direito a indemnização, nea a) do citado artigo 15.º; Diário da República, 1.ª série — N.º 174 — 8 de Setembro de 2009 6107 b) 10 % relativamente aos caçadores referidos na alí- ASAE, o que tem vindo a originar graves problemas na gestão nea b) do citado artigo 15.º; dos espaços que lhes estão destinados, bem como acrescidas c) 10 % relativamente aos caçadores referidos na alí- dificuldades e perdas de tempo na consulta da documentação. nea c) do citado artigo 15.º; Torna-se, por isso, necessário criar condições objectivas d) 40 % aos demais caçadores, conforme é referido na para que seja avaliado, seleccionado, preservado e valorizado alínea d) do citado artigo 15.º todo o património arquivístico da ASAE, em consonância com uma gestão mais eficaz e que se coaduna com o objectivo do 4.º As restantes condições de transferência de gestão Governo de simplificação de procedimentos burocráticos. encontram-se definidas no plano de gestão. O objectivo do presente diploma consubstancia-se num 5.º A zona de caça criada pela presente portaria produz conjunto de normas definidoras de procedimentos capazes efeitos, relativamente a terceiros, com a instalação da res- de transformar o arquivo da ASAE num centro de difusão pectiva sinalização. de informação dinâmico, que regule o ciclo de vida da 6.º Esta portaria produz efeitos a partir do dia 10 de documentação, controlando o seu crescimento através da Setembro de 2009. avaliação, selecção e eliminação dos documentos, bem Pelo Ministro do Ambiente, do Ordenamento do Terri- como da definição de prazos de conservação. tório e do Desenvolvimento Regional, Humberto Delgado Nestes termos e ao abrigo das disposições conjugadas Ubach Chaves Rosa, Secretário de Estado do Ambiente, em dos n.os 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 28 de Agosto de 2009. — Pelo Ministro da Agricultura, do de Dezembro, e 2 do artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 121/92, Desenvolvimento Rural e das Pescas, Ascenso Luís Seixas de 2 de Julho, e da alínea c) do artigo 3.º do Decreto-Lei Simões, Secretário de Estado do Desenvolvimento Rural n.º 16/93, de 23 de Janeiro: e das Florestas, em 1 de Setembro de 2009. Manda o Governo, pelos Ministros da Economia e da Inovação e da Cultura, o seguinte: 1.º É aprovado o Regulamento de ConservaçãoArquivística da Autoridade de SegurançaAlimentar e Económica (ASAE), publi- cado em anexo ao presente diploma, do qual faz parte integrante. 2.º A presente portaria entra em vigor 30 dias após a sua publicação. Em 27 de Janeiro de 2009. O Ministro da Economia e da Inovação, Manuel António Gomes de Almeida de Pinho. — O Ministro da Cultura, José António de Melo Pinto Ribeiro. ANEXO REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA DA AUTORIDADE DE SEGURANÇA ALIMENTAR E ECONÓMICA Artigo 1.º Âmbito de aplicação O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e competências, pela Autoridade de Segurança Alimentar e Económica, adiante abreviadamente designada por ASAE. Artigo 2.º MINISTÉRIOS DA ECONOMIA E DA INOVAÇÃO Avaliação E DA CULTURA 1 — O processo de avaliação dos documentos de arquivo da Portaria n.º 999/2009 ASAE tem como objectivo a determinação do seu valor, para efei- tos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos de 8 de Setembro os respectivos prazos de conservação em fase activa e semiactiva. A criação da Autoridade de Segurança Alimentar e Eco- 2 — É da responsabilidade da ASAE a atribuição dos prazos nómica (ASAE), regulada pelo Decreto-Lei n.º 274/2007, de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva. de 30 de Julho, originou a extinção da Inspecção-Geral 3 — Os prazos de conservação são os que constam da das Actividades Económicas, da Agência Portuguesa de tabela de selecção, anexo I do presente Regulamento. Segurança Alimentar, I. P., e da Direcção-Geral de Fisca- 4 — Os referidos prazos de conservação são contados a lização e Controlo da Qualidade Alimentar. partir do momento em que os processos, colecções, registos Deste modo, para além do acervo documental próprio do ou dossiers encerram em termos administrativos e não há novo organismo criado, cujo aumento contínuo nos serviços qualquer possibilidade de serem reabertos. centrais e regionais é um bom exemplo, haverá ainda de ter em 5 — Cabe à Direcção-Geral de Arquivos, adiante de- linha de conta o enorme manancial de documentos que existiam signada por DGARQ, a determinação do destino final dos nos organismos extintos e que, obviamente, transitaram para documentos, sob proposta da ASAE. 6108 Diário da República, 1.ª série — N.º 174 — 8 de Setembro de 2009 Artigo 3.º Artigo 8.º Selecção Eliminação 1 — A selecção dos documentos a conservar permanente- 1 — A eliminação dos documentos aos quais não for reco- mente em arquivo definitivo deve ser efectuada pela ASAE, de nhecido valor arquivístico, não se justificando a sua conserva- acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção. ção permanente, deve ser efectuada logo após o cumprimento 2 — Os documentos aos quais for reconhecido valor dos respectivos prazos de conservação, fixados na tabela de arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte selecção. A sua eliminação pode, contudo, ser feita antes de original, excepto nos casos cuja substituição seja previa- decorridos os referidos prazos desde que os documentos sejam mente autorizada nos termos do n.º 2 do artigo 10.º microfilmados de acordo com as disposições do artigo 10.º 2 — Sem embargo da definição dos prazos mínimos Artigo 4.º de conservação estabelecidos na tabela de avaliação e selecção, as instituições podem conservar por prazos mais Tabela de selecção dilatados, a título permanente ou temporário, global ou 1 — A tabela de selecção consigna e sintetiza as dispo- parcialmente, as séries documentais que entenderem, desde sições relativas à avaliação documental. que não prejudique o bom funcionamento dos serviços. 2 — A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, com 3 — A eliminação dos documentos que não estejam vista à sua adequação às alterações de produção documental. expressamente mencionados na tabela de selecção carece 3 — Para efeitos do disposto no n.º 2, deve a ASAE obter o de autorização expressa da DGARQ. parecer favorável da DGARQ, enquanto organismo coordenador 4 — A decisão sobre o processo de eliminação deve atender da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios utiliza- fundamentada. dos, custos envolvidos e metodologias ecológicas de preservação do ambiente. Artigo 5.º Artigo 9.º Remessas para arquivo intermédio Formalidades da eliminação 1 — Findos os prazos de conservação em fase activa, a 1 — As eliminações dos documentos mencionados no documentação com reduzidas taxas de utilização deve, de artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades: acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio. a) Serem acompanhados por um auto de eliminação, 2 — As remessas de documentos para arquivo intermédio que faz prova do abate patrimonial; devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que a ASAE b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo diri- vier a determinar. gente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo Artigo 6.º responsável do arquivo; c) O referido auto é feito em duplicado, ficando o origi- Remessas para arquivo definitivo nal no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado 1 — Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem remetido para a DGARQ para conhecimento. a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, devem ser remetidos para arquivo definitivo, após 2 — O modelo do auto de eliminação consta do anexo III do o cumprimento dos respectivos prazos de conservação. presente Regulamento. 2 — As remessas não podem pôr em causa a integridade Artigo 10.º dos conjuntos documentais. Substituição do suporte Artigo 7.º 1 — A substituição do suporte dos documentos será feita de forma que fique clara, expressa e inequivocamente garantida Formalidades das remessas a sua preservação, segurança, autenticidade, durabilidade e consulta de acordo com as normas técnicas da International 1 — As remessas dos documentos mencionados nos Standard Organization, abreviadamente designada por ISO. artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades: 2 — A substituição do suporte dos documentos a que alude o a)Seremacompanhadasdeumautodeentregaatítulodeprova; n.º 2 do artigo 3.º só pode ser efectuada mediante parecer favorável b) O auto de entrega deve ter anexo uma guia de remessa da DGARQ, nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei destinada à identificação e controlo da documentação re- n.º 121/92, de 2 de Julho. metida, obrigatoriamente rubricada e autenticada pelas Artigo 11.º partes envolvidas no processo; c)Aguia de remessa é feita em triplicado, ficando o original no Acessibilidade e comunicabilidade serviço destinatário e o duplicado devolvido ao serviço de origem; O acesso e comunicabilidade do arquivo da ASAE atende d) O triplicado é provisoriamente utilizado no arquivo a critérios de confidencialidade da informação, definidos intermédio ou definitivo como instrumento de descrição docu- internamente, em conformidade com a lei geral. mental, após ter sido conferido e completado com as referên- cias topográficas e demais informação pertinente, só podendo Artigo 12.º ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário. Auditoria 2 — Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os Compete à DGARQ auditar a execução do disposto no que constam do anexo II do presente Regulamento. presente Regulamento. Diário da República, 1.ª série — N.º 174 — 8 de Setembro de 2009 6109 ANEXO I Tabela de selecção Sub-divisão Prazos de Conservação Orgânico-funcional Nº de Ref. Série e ou Sub-série Destino final Fase Fase Activa Semi-activa Organização e funcionamento 1 Lei orgânica e diplomas complementares (1) C 2 Processos e projectos de diplomas (2) C 3 Despachos 5 C 4 Despachos de delegação de competências (1) C 5 Ordens de serviço 5 C 6 Circulares (1) C 7 Notas e comunicações de serviço (internas) 5 C 8 Regulamentos internos (1) C (3) 9 Actas de reuniões: 9.1 Conselho científico 2 1 C 9.2 Comissões técnicas especializadas 2 1 C 10 Processos de Reuniões/Convocatórias 5 E 11 Correspondência recebida e expedida 3 C 12 Dossiers institucionais (Ministérios) 3 C 13 Protocolos e relatórios de acompanhamento (4) 2 E 14 Gestão de requisições 5 E 15 Pedidos de documentação e informação 2 1 E Planeamento……………… 16 Planos de actividades 3 C 17 Relatórios de actividades 3 C 18 Relatórios trimestrais de actividades 1 E Recursos Humanos…………. 19 Processos de concursos internos e externos de (5) C (6) pessoal 20 Processos de contratos individuais de trabalho (7) C 21 Termos de posse, aceitação e nomeação (8) C (9) 22 Processos de destacamento, requisição, (10) C (9) transferência 23 Louvores (8) C (9) 24 Processos de reclassificação e reconversão de 3 C (9) funcionários 25 Candidaturas espontâneas 2 E 26 Processos do conselho coordenador de avaliação 5 C Processos de avaliação do funcionário 27 Processos de reclamação e recurso da avaliação 5 C (9) 28 Dossiers de apoio de implementação do (11) C (9) 29 SIADAP (2) C Processos individuais de funcionários 30 Processos individuais de pessoal contratado (8) 10 C (12) 31 Processos individuais de estagiários (8) 10 C (12) 32 Cartões de identificação e livre trânsito (13) C (14) 33 Listas mensais de assiduidade 5 E 34 Mapas anuais de assiduidade 2 E 35 Registos de assiduidade 2 3 E (15) 36 Processos de marcação de férias 2 E 37 Justificações de faltas 3 2 E 38 Licenças 3 2 E 39 Mapas de férias 3 2 E (9) 40 Listas de antiguidade 2 3 E 41 Mapas informativos (SGRH) 2 3 C 42 Processos de acidentes de serviço 10 E 43 Balanço Social 5 C (9) 44 Planeamento de efectivos (2) C 45 Relações sindicais 5 C 46 Processos da comissão de trabalhadores 3 2 E 47 Processos de vencimentos 3 2 C (16) 48 Ajudas de custo 5 5 E (17) 49 Horas extraordinárias 5 5 E 50 Guias de vencimento 5 5 E 51 Descontos: ADSE 5 5 E 52 Descontos: CGA 5 5 E 53 Descontos: IRS 5 5 C 54 Outros descontos 5 5 E 55 Alterações aos vencimentos 5 5 E 56 Abono de família e prestações complementares 5 5 E 57 Processos de protecção e segurança de pessoas e 5 5 E 58 instalações (2) C Seguros 59 (1) 10 E Formação…………………… 60 Auditorias 3 5 C 61 Contratos (18) 10 E 6110 Diário da República, 1.ª série — N.º 174 — 8 de Setembro de 2009 Sub-divisão Prazos de Conservação Orgânico-funcional Nº de Ref. Série e ou Sub-série Destino final Fase Fase Activa Semi-activa 62 Planeamento de acções de formação 2 1 E 63 Planos anuais de formação 2 3 E 64 Processos de acções de formação interna 5 C (20) 65 Processos de acções de formação externa 5 E 66 Bolsa de formadores (21) E 67 Protocolos com entidades no âmbito da (1) C formação 68 Candidatura a financiamentos comunitários e 10 5 E outros 69 Divulgação de formação interna e externa 1 1 E 70 Textos informativos e manuais de formação 2 C (22) 71 Pedidos de estágio 1 1 E 72 Processo de acreditação de entidade formadora (1) E 73 Relatórios anuais de formação 2 1 C Gestão Documental…………. 74 Processos de substituição e/ou transferência de 5 C suportes 75 Manuais de procedimentos (2) C 76 Administração de bases de dados bibliográficas (23) C 77 Pedidos de documentação e informação 2 1 E 78 Registo de entrada de monografias, de (2) 1 C publicações periódicas e das normas nacionais, europeias e internacionais de arquivo 79 Autos de eliminação 2 C 80 Autos de entrega 5 C 81 Guias de remessa 2 3 C 82 Relatórios de avaliação de documentação 2 1 C 83 Processos de apoio técnico 2 1 E Informação Comunicação e 84 Processos de divulgação de informação na página 5 C (25) Relações Públicas…………... institucional web/sítio web 85 Processos de divulgação de informação na 5 C (25) intranet 86 Recortes de imprensa 5 C 87 Pedidos de informação geral 2 3 E 88 Pedidos de informação sobre reclamações 2 3 E 89 Reclamações diversas que não constituem contra- 2 3 E ordenação 90 Declarações de transacções imobiliárias 10 E Património, Instalações e 91 Processos de aquisição de bens e serviços 10 5 E Recursos Materiais…………. 92 Registos dos processos de aquisição de bens e 5 5 E serviços 93 Contratos (18) 15 C 94 Mapas de planeamento de necessidades de 1 2 E material e equipamentos 95 Requisições internas de material 2 E 96 Mapas estatísticos de material requisitado pelos 5 E serviços 97 Ficheiros de fornecedores (21) E 98 Oferta de bens e serviços (2) E Gestão de Bens Móveis……... 99 Mapas de síntese dos bens inventariados (23) C 100 Processos de transferência de bens 2 3 E 101 Processos de cedência de bens móveis 2 4 E 102 Guias de entrega de material 2 8 E 103 Processos de abate de bens móveis 2 8 C 104 Mapas de aumento e/ou abatimento ao (21) C inventário 105 Mapas de inventário 5 5 C 106 Alienação de bens 10 5 C 107 Contratos de assistência e prestação de serviços (18) 10 E 108 Processos de reparação de equipamentos 5 5 E 109 Folhas de assistência técnica 5 5 E 110 Processos de consulta ao mercado, propostas e 5 5 E orçamentos 111 Livros de requisições de bens e serviços 2 3 E 112 Mapas de existência em armazém 2 2 E 113 Contas de síntese de variação patrimonial 5 5 E Gestão de Imóveis…………... 114 Inventário (26) C 115 Plantas de instalações (26) C 116 Processos de obras de construção, remodelação, 10 5 C (27) manutenção das instalações Diário da República, 1.ª série — N.º 174 — 8 de Setembro de 2009 6111 Sub-divisão Prazos de Conservação Orgânico-funcional Nº de Ref. Série e ou Sub-série Destino final Fase Fase Activa Semi-activa 117 Processos de arrendamento (18) 10 E 118 Processos de aluguer de espaços 5 5 E 119 Processos de obras (26) 5 C (27) Gestão de Veículos…………. 120 Requisições de material/equipamento 5 E 121 Guias de entrada de material 5 E 122 Guias de saída de material 5 E 123 Guias de devolução 5 E 124 Movimento de stocks 5 E 125 Inventários de veículos automóveis (28)(21) 5 C 126 Processos de viaturas (28) 10 E 127 Requisições de viaturas 2 E 128 Boletins diários de viaturas 1 2 E 129 Planos diários de serviços de viaturas 2 E 130 Processos de parqueamento 4 E 131 Abate e alienação de viaturas 5 5 E 132 Processos de aquisição de bens e serviços 5 5 E 133 Propostas de Inutilização 5 E 134 Declarações da situação tributária e contributiva 1 2 E de fornecedores (cópias) 135 Processos de aluguer de viaturas (18) 10 E 136 Processos de acidentes de viação (11) 15 E 137 Mapas Galp Petrogal 5 5 E 138 Facturas Galp Frota 5 5 E 139 Mapas Luso Ponte 5 5 E 140 Cartões Galp Frota 5 5 E 141 Identificadores via verde 5 5 E 142 Mapas via verde 5 5 E 143 Mapas estatísticos de Impressos de recolha e 5 5 C controlo de dados mensais 144 Mapas estatísticos (acidentes de viaturas) 5 5 E 145 Mapas estatísticos (seguros) 5 5 E 146 Relatórios de participação de acidentes 5 5 C 147 Projectos de documentos relativos a contributos 2 E para o plano de actividades e relatório de actividades 148 Legalização de viaturas 5 5 C Gestão Orçamental………….. 149 Planeamento 5 5 E 150 Projectos de orçamento 5 5 E 151 Previsão da consignação da receita à despesa 5 5 E 152 Mapa de afectação de classificação económica 5 5 E para programa 153 Orçamento 5 5 C Alterações Orçamentais e 154 Alterações orçamentais 5 5 E outros Actos de Gestão 155 Pedidos de autorização de pagamentos (PAPs) 5 5 E Orçamental………………….. 156 Pedidos de libertação de créditos (PLCs) 5 5 E 157 Ordens de pagamento 5 5 E 158 Emolumentos 5 5 C 159 Folhas de processamento de vencimentos, outros 5 5 E abonos e descontos 160 Mapas de descontos e retenções sobre 5 5 E remunerações 161 Relações anuais do IRS 5 5 E 162 Guias de reposição: 162.1 Abatidas 3 5 E 162.2 N/Abatidas 5 5 E 163 Balancetes 5 5 E 164 Registos contabilísticos 5 5 E 165 Cartas de ficheiros recebidos e enviados 5 5 E 166 Correspondência recebida e expedida: 166.1 Delegações do orçamento da DGO 5 5 E 166.2 Secretaria-Geral da Tutela 5 5 E 166.3 Tribunal de Contas 5 5 E 166.4 INE 5 5 E 166.5 Tribunais 5 5 E 167 Controle do movimento bancário: 167.1 Extractos de conta 5 5 E 167.2 Registos de Bancos 5 5 E 167.3 Depósitos (cópias) 5 5 E 167.4 Cheques emitidos (cópias) 5 5 E 6112 Diário da República, 1.ª série — N.º 174 — 8 de Setembro de 2009 Sub-divisão Prazos de Conservação Orgânico-funcional Nº de Ref. Série e ou Sub-série Destino final Fase Fase Activa Semi-activa 167.5 Registos de cheques emitidos 5 5 E 167.6 Reconciliações bancárias 5 5 E 168 Relação de fundo de maneio 5 5 E 169 Mapas de ficheiros recebidos e enviados (SIC) 5 5 E 170 Documentos de cobrança 5 5 E 171 Guias de receita 5 5 E 172 Declarações de IVA 5 5 E 173 Mapas de receitas e despesas 5 5 E 174 Folhas de caixa 5 5 E 175 Facturação de bens e serviços (cópias) 5 5 E 176 Facturas e recibos (cópias) 5 5 E 177 Colecções de recibos 5 5 E 178 Processos relativos à venda de bens e serviços 5 5 C Contas Públicas……………... 179 Relatórios de auditorias e de fiscalização 5 5 C 180 Mapas de controlo de orçamento 5 5 C 181 Contas de gerência 5 5 C 182 Actas de órgãos de gestão financeira 5 5 C 183 Relatórios de acompanhamento de execução do 5 5 C orçamento Informática e Comunicações.. 184 Correspondência recebida e expedida 2 1 C 185 Manuais aplicacionais e de (2) C certificação 186 Cópias de segurança do sistema de bases de (29) C dados (back ups semanais) 187 Cópias de segurança dos sistemas de informação 5 C (back ups) 188 Registo de cópias de segurança 5 C 189 Normas técnicas elaboradas pela DIC (2) E 190 Implementação de projectos informáticos 5 C (30) 191 Processos de licenças de software (1) E 192 Guias de remessa de material 3 2 E 193 Inventário de material informático 5 E (33) 194 Contratos de manutenção (18) 10 E 195 Registo de acessos (23) E 196 Registo de utilizadores (2) E 197 Processos de definição de rotinas de exploração (31) E 198 Mapas de rede (32) E 199 Vistas lógicas (views) (2) E Assessoria Jurídica e 200 Correspondência recebida e expedida 5 5 E Contencioso………………… 201 Planos de actividades do gabinete 3 E 202 Relatórios de actividades do gabinete 3 E 203 Processos de contra-ordenação (34) 5 E 204 Processos contenciosos (35) C 205 Pareceres jurídicos 3 3 E 206 Notas técnico-jurídicas 3 3 C 207 Protocolos/acordos de colaboração (4) C 208 Projectos de diplomas (36) E 209 Projectos de elaboração e alteração de leis (37) C orgânicas 210 Despachos de delegação de competências (1) E (38) (cópias) 211 Processos de elaboração de Portarias de gestão (24) E de documentos Assessoria Técnico Pericial… 212 Controlo de mercado 5 3 E 213 Informações 2 3 E 214 Correspondência 2 1 E 215 Relatórios de eventos 2 1 E 216 Participação nos grupos de cooperação 2 C (39) administrativa da Comissão Europeia 217 Participação em grupos de trabalho e reuniões 2 C (39) 218 Formação interna 2 1 C 219 Notas Técnicas 6 C 220 Manual de procedimentos de fiscalização (23) C 221 Pareceres técnicos 6 2 C 222 Planos nacionais: 222.1 Controlo plurianual integrado (coordenação do 2 8 C controlo oficial dos géneros alimentícios) 222.2 Controlo de resíduos de pesticidas 2 8 E 222.3 Controlo de amostras 2 8 E Diário da República, 1.ª série — N.º 174 — 8 de Setembro de 2009 6113 Sub-divisão Prazos de Conservação Orgânico-funcional Nº de Ref. Série e ou Sub-série Destino final Fase Fase Activa Semi-activa 222.4 Controlo de vigilância da radioactividade em 2 8 E alimentos 222.5 Controlo de resíduos 2 8 E 222.6 Controlo de alimentos destinados a alimentação 2 8 E especial 223 Relatórios de actividades 3 E 224 Plano oficial de controlo (planeamento e 2 8 E execução de planos e programas de controlo) 225 Banco Europeu de dados isotópicos do sector 2 8 C vitivinícola 226 Relatórios: 226.1 De missões comunitárias 5 C 226.2 De auditorias internas 5 C Avaliação do Risco na Cadeia 227 Pareceres: Alimentar 227.1 Técnicos 3 3 C 227.2 Científicos 3 3 C 228 Notas informativas e memorandos 2 1 C 229 Comunicados 2 1 C 230 Esclarecimentos 2 1 C 231 Suplementos alimentares 2 1 C 232 Toxi-infecções alimentares 2 1 C 233 Análises laboratoriais 2 1 C 234 Planos de actividades anuais 1 1 E 235 Relatórios de actividades: 235.1 Quadrimestral e anual 1 1 C 235.2 Relatórios diversos 1 1 C 236 Promoção e organização de eventos 2 1 C seminários/jornadas técnicas 237 Participação como palestrantes/formadores 2 1 C 238 Correspondência recebida e expedida 1 1 C 239 Relações com instituições nacionais e internacionais: 239.1 Comités Internacionais (Codex) 2 1 C EFSA (Advisory Fórum e Focal Point) 239.2 Notificação de incidentes 2 1 C 240 Grupos de trabalho Nacionais: 240.1 Terrorismo alimentar 3 3 C 240.2 Qualidade da água 3 3 C Planeamento Pesquisa, 241 Relatórios Internos de pesquisa e análise 5 3 C Informação e Controlo 242 Relatórios Operacionais com interesse (2) C Operacional…………………. permanente para a ASAE 243 Relações com instituições nacionais e 2 1 C internacionais 244 Copiador de queixas e denúncias 2 3 C 245 Mapas de vendas em leilões 10 E 246 Planos e Relatórios de Actividades 5 E 247 Mapa mensal de assiduidade 2 E (40) 248 Mapa mensal de movimento de viaturas 2 E (41) 249 Mapas mensais de ajudas de custo 2 E (40) 250 Mapa anual de férias 2 E 251 Ordens de operações: 251.1 Gerais 1 3 E 251.2 Rasff 1 3 E 251.3 Rapex 1 3 E 252 Notas Técnicas: 252.1 Saúde Pública e Segurança Alimentar (1) E 252.2 Práticas comerciais e propriedade intelectual (1) E 252.3 Segurança e Ambiente (1) E 253 Normas de execução permanente (1) C 254 Mapa de actividade 3 C 255 Estatísticas operacionais/Base de dados (42) C Fiscalização…………………. 256 Copiador de correspondência expedida 5 5 C 257 Correspondência recebida 1 2 E 258 Correspondência sobre reclamações 1 2 E 259 Mapas e fichas de inventário 1 E 260 Notificações judiciais 5 5 E 261 Reembolsos de despesas em deslocações a 5 5 E Tribunais 6114 Diário da República, 1.ª série — N.º 174 — 8 de Setembro de 2009 Sub-divisão Prazos de Conservação Orgânico-funcional Nº de Ref. Série e ou Sub-série Destino final Fase Fase Activa Semi-activa 262 Mapas mensais de movimento de viaturas 1 1 E 263 Mapas de horas extraordinárias 1 2 E 264 Mapas de assiduidade 1 1 E 265 Boletins itinerários 1 1 E 266 Processos-crime (cópias) 5 10 E 267 Processo de contra-ordenação (cópias) 5 E 268 Processo de contra-ordenação arquivados 5 C 269 Fundo de maneio 5 5 E 270 Folhas de assistência técnica a equipamentos 1 1 E 271 Despachos/documentos para conhecimento (1) E 272 Guias de entrega de material (43) E 273 Planos de actividades 3 E 274 Relatórios de actividades 3 E 275 Relatórios trimestrais de actividades 1 E 276 Ficheiro informático de equipamento inspectivo (32) C e identificativo 277 Fichas de armas (44) E Actividade Laboratorial ……. 278 Suma de legislação nacional e comunitária (23) E 279 Requisições de publicações 1 E 280 Participação em reuniões de grupos de trabalho 3 5 C (45) de peritos a nível nacional e internacional 281 Protocolos e acordos de cooperação a nível (1) C nacional e internacional 282 Correspondência expedida e recebida 3 10 C 283 Guias de entrega 3 10 C 284 Propostas/informações 3 10 C 285 Notas internas 3 10 C 286 Comunicações de serviço 3 10 C 287 Processos de controlo da qualidade – ICQ (11) 10 C 288 Processos de inspecção, controlo e Fiscalização – (11) 10 C ICF 289 Processos de controlo da qualidade: 289.1 De outros organismos (11) 10 C 289.2 De particulares – OCQ (11) 10 C 290 Grupos de trabalho da Relacre 3 5 C (45) 291 Métodos e normas de ensaio (23) C 292 Manuais e certificados de equipamento (23) 3 E 293 Calibração/verificação/manutenção do equipamento: 293.1 Planos 3 3 E 293.2 Certificados de calibração e respectiva análise 3 3 E 293.3 Relatórios e registos de verificação/manutenção 3 3 E e respectiva análise 294 Certificados individuais de material de vidro (2) 3 E 295 Registos de cálculo e resultados: 295.1 Físico/Química 5 10 C 295.2 Microbiologia 5 10 C 295.3 Bebidas e produtos vitivinícolas 5 10 C 296 Livros/folhas de distribuição de trabalho: 296.1 Físico/química 3 10 C 296.2 Microbiologia 3 10 C 296.3 Bebidas e produtos vitivinícolas 3 10 C 297 Acreditação do laboratório de química pelo COI 3 10 C – registos e resultados 298 Cromatogramas 3 10 C 299 Normas diversas para ensaios acreditados (1) 10 C 300 Normas diversas para ensaios não acreditados (1) 10 C 301 Análises Interlaboratoriais 5 5 C 302 Boletins de Análises Internos: 302.1 Físico/Química 3 3 E 302.2 Microbiologia 3 3 E 302.3 Bebidas e produtos vitivinícolas 3 3 E 303 Requisições: 303.1 Internas 2 E 303.2 Externas 3 5 E 304 Planos/relatórios de actividade 3 C Qualidade…………………… 305 Manual da qualidade (1) 3 C 306 Procedimentos da qualidade (1) 3 C 307 Listagem do controlo de documentos 3 5 E Diário da República, 1.ª série — N.º 174 — 8 de Setembro de 2009 6115 Sub-divisão Prazos de Conservação Orgânico-funcional Nº de Ref. Série e ou Sub-série Destino final Fase Fase Activa Semi-activa 308 Documentos no âmbito da acreditação (1) 3 E 309 Certificados e anexos técnicos de 3 3 C acreditação 310 Normas nacionais, europeias e internacionais (1) 3 C 311 Registos técnicos 3 3 C 312 Reclamações 5 3 C 313 Programas de trabalho 3 3 E 314 Actas de Reuniões: 314.1 De revisão do sistema de gestão 3 3 C 314.2 Do círculo da qualidade 3 3 C 314.3 No laboratório de segurança alimentar 3 3 C 315 Registo da distribuição de documentos técnicos 3 3 E 316 Avaliação de fornecedores 3 3 E 317 Currículo dos formadores e formandos 3 E 318 Avaliação individual da eficácia da formação 3 3 E 319 Currículo dos Auditores 3 E 320 Relatórios de Auditorias Internas e Externas 3 3 C NOTAS (1) Enquanto em vigor (2) Enquanto útil (3) Conservar uma colecção (4) Até ao termo do prazo de vigência (5) Um ano após o termo do prazo de validade do concurso (6) Conservar o aviso de abertura, as actas e as listas de classificação final (7) Um ano após o termo do prazo de validade do contrato (8) Enquanto o funcionário estiver activo (9) Conservar no processo individual (10) Enquanto vigorar qualquer uma destas formas de mobilidade (11) Até ao termo do processo (12) Após a passagem à aposentação conservar a identificação, habilitações literárias, formação profissional, avaliação de desempenho, registo disciplinar, contagem de tempo de serviço e nota biográfica (13) Até ao termo do estágio (14) Conservar o plano e relatório de estágio, classificação final e dados biográficos do estagiário (15) Informação recuperável nas listas de antiguidade (16) Informação síntese (17) Dez anos após a aposentação (18) Até ao termo de vigência do contrato (19) Excepto a informação recuperável nos respectivos processos (20) Conservar a lista de formandos, formadores e dossiers pedagógicos (21) Em actualização permanente (22) Conservar apenas os manuais de formação (23) Enquanto actualizados (24) Até ao termo do processo de revisão da Portaria (25) Conservar a última versão antes de cada reestruturação (26) Enquanto existir o bem imóvel (27) Conservar os estudos técnicos, as memórias descritivas, eliminar a documentação de suporte administrativo (28) Até ao termo de abate (29) Semanal (30) Conservar apenas a última versão (31) Após a descontinuação de rotina (32) Enquanto operacional (33) Eliminar caso a informação seja recuperável no inventário de bens móveis (34) Cinco anos após o termo do processo (35) Após o termo do processo (36) Enquanto o diploma estiver em vigor (37) Enquanto a lei orgânica estiver em vigor (38) Eliminar porque a informação é recuperável no número de referência (4) (39) Conservar actas e documentos de síntese (40) Elementos remetidos para a DAS/Divisão de Recursos Humanos (41) Elementos remetidos para a Divisão de Gestão de viaturas (42) Enquanto o sistema estiver operacional (43) Até à elaboração da guia de devolução (44) Até à elaboração do Auto de Abate (45) Conservar relatórios, actas, documentos finais e documentos de síntese Siglas: E – Eliminar. C – Conservar. 6116 Diário da República, 1.ª série — N.º 174 — 8 de Setembro de 2009 ANEXO II MINISTÉRIO DA AGRICULTURA, Auto de entrega e guia de remessa DO DESENVOLVIMENTO RURAL E DAS PESCAS