Portaria n.º 76/2010

Portaria n.º 76/2010 de 5 de Fevereiro Pela Portaria n.º 1334/2006, de 27 de Novembro, foi concessionada à Associação de Caça e Pesca de São Teo- tónio a zona de caça associativa de São Teotónio (processo n.º 4209-AFN), situada no município de Odemira. MINISTÉRIOS DO TRABALHO E DA SOLIDARIEDADE A entidade titular requereu agora a anexação à referida SOCIAL E DA CULTURA zona de caça de vários prédios rústicos. Assim, com fundamento no disposto no artigo 11.º, em Portaria n.º 77/2010 conjugação com o estipulado na alínea a) do artigo 40.º, de 5 de Fevereiro do Decreto-Lei n.º 202/2004, de 18 de Agosto, com a actual redacção, e ouvido o Conselho Cinegético Mu- Os documentos de arquivo são actualmente considera- nicipal: dos como uma importante fonte de informação para a vida Manda o Governo, pelos Ministros da Agricultura, do das organizações, como apoio à gestão aos mais diferentes Desenvolvimento Rural e das Pescas e do Ambiente e do níveis, quando o seu valor probatório assume relevância Ordenamento do Território, o seguinte: face à sua natureza e contexto, enquanto testemunho da 1.º São anexados à presente zona de caça vários prédios sua actividade ao longo dos tempos, tornando-se indispen- rústicos sitos na freguesia de São Teotónio, município de sáveis para a investigação histórica. Odemira, com a área de 213 ha, ficando a mesma com a Nesta óptica, os documentos de arquivo tornam-se um área total de 1053 ha, conforme a planta anexa à presente bem patrimonial que as organizações devem gerir e pre- portaria e que dela faz parte integrante. servar, concebendo e regulamentando o funcionamento 2.º A concessão de terrenos incluídos em áreas clas- de sistemas de arquivo de modo a garantir a integridade, sificadas poderá terminar, sem direito a indemnização, acessibilidade, conservação e gestão dos documentos que, sempre que sejam introduzidas novas condicionantes pela sua natureza, devam ser preservados por períodos por planos especiais de ordenamento do território ou previamente definidos ou até definitivamente. obtidos dados científicos que comprovem a incompa- Tendo em conta estes aspectos, o Instituto de Gestão tibilidade da actividade cinegética com a conservação Financeira da Segurança Social, I. P. (IGFSS, I. P.), con- da natureza, até ao máximo de 10 % da área total da sidera necessário dispor de um sistema de arquivo co- zona de caça. erente que permita a gestão documental de acordo com 3.º Mantém-se a área de condicionamento total à ac- princípios de rigor e qualidade e de eficácia em termos de tividade cinegética devidamente demarcada na planta custo/benefício, garantindo a transparência das decisões e anexa. da própria actividade da Instituição e preservando simul- 326 Diário da República, 1.ª série — N.º 25 — 5 de Fevereiro de 2010 taneamente os factos e os documentos mais relevantes 3.º para a sua história. Competências do arquivo intermédio Assim, a gestão documental implica a determinação do valor arquivístico dos documentos, a sua organização, O arquivo intermédio do IGFSS, I. P., é a infra-estrutura fixação dos prazos de conservação, bem como a sua ava- arquivística destinada a gerir, por princípios de eficácia, liação para efeitos de eliminação, conservação permanente economia e racionalidade, a documentação em fase se- miactiva, devendo também apoiar os arquivos correntes. e substituição de suportes, aspectos que devem estar em Deste modo compete-lhe: conformidade com a legislação em vigor e integrados numa tabela de avaliação e selecção de documentos e no a) Auxiliar na elaboração e reestruturação de novos respectivo plano de classificação que completam o Regu- impressos, formulários e modelos; lamento Arquivístico adequado à natureza das actividades b) Orientar tecnicamente os funcionários que têm a desenvolvidas pelo IGFSS, I. P. Este instrumento norma- seu cargo os arquivos correntes e apoiar a sua formação tivo foi concebido em obediência ao modelo e princípios e reciclagem; c) Receber, acondicionar, descrever e preservar con- definidos na NP 4438 e assenta num processo de avaliação venientemente todas as unidades arquivísticas que forem documental transversal a todo o Instituto. transferidas para o arquivo intermédio; Nestes termos, e ao abrigo das disposições da alínea a) d) Colocar toda a informação à disposição dos utiliza- do n.º 1 do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de dores que têm autorização para aceder a esses dados; Dezembro: e) Supervisionar o processo de transferência/substitui- Manda o Governo, pelos Ministros do Trabalho e da ção de suporte e garantir a sua validade; Solidariedade Social e da Cultura, o seguinte: f) Coordenar e supervisionar a globalidade do processo 1.º É aprovado o Regulamento Arquivístico do Instituto de eliminação da documentação; de Gestão Financeira da Segurança Social, I. P., que se g) Transferir a documentação para o arquivo histórico publica em anexo à presente portaria e da qual faz parte ou definitivo; integrante. h) Desencadear e propor as futuras revisões e actualiza- 2.º A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ções do presente Regulamento de modo a adequá-lo às al- terações da produção documental que vierem a verificar-se. ao da sua publicação. Pela Ministra do Trabalho e da Solidariedade Social, 4.º Pedro Manuel Dias de Jesus Marques, Secretário de Estado Competências do arquivo histórico ou definitivo da Segurança Social, em 23 de Dezembro de 2009. — A Ministra da Cultura, Maria Gabriela da Silveira Ferreira O arquivo histórico ou definitivo do IGFSS, I. P., gere Canavilhas, em 7 de Janeiro de 2010. a documentação com valor secundário ou permanente. Compete-lhe: Regulamento Arquivístico do Instituto de Gestão a) Recolher, acondicionar e descrever as unidades ar- Financeira da Segurança Social, I. P. quivísticas, uma vez ultrapassados os prazos definidos na tabela de selecção; 1.º b) Divulgar a documentação, nomeadamente através de Âmbito de aplicação instrumentos de descrição documental (índices, inventá- rios, catálogos, etc.); O presente Regulamento é aplicável à documentação c) Conservar e preservar todos os exemplares e propor produzida e recebida no âmbito das suas atribuições e com- o restauro das espécies que necessitem de tratamento; petências pelo Instituto de Gestão Financeira da Segurança d) Estabelecer um contacto permanente com o arquivo Social, I. P., adiante designado por IGFSS, I. P. intermédio de modo a garantir o cumprimento das regras estabelecidas. 2.º 5.º Competências dos arquivos correntes Avaliação Compete aos arquivos correntes ou administrativos 1 — O processo de avaliação dos documentos do ar- existentes em cada um dos serviços: quivo do IGFSS, I. P., tem por objectivo a determinação a) Preservar toda a documentação em qualquer tipo do seu valor para efeitos da respectiva conservação per- de suporte e acumulada no respectivo serviço de modo a manente ou eliminação, findos os respectivos prazos de salvaguardar todos os elementos; conservação em fase activa e semiactiva. b) Organizar a documentação de forma a facilitar a 2 — É da responsabilidade do IGFSS, I. P., a atribuição recuperação de informação, utilizando para tal um plano dos prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva. de classificação aprovado e as regras constantes de um 3 — Os prazos de conservação são os que constam da manual de arquivo; tabela de selecção, que constitui o anexo I do presente c) Estabelecer contactos periódicos com o arquivo inter- Regulamento e que dele faz parte integrante. médio, e transferir regularmente a documentação, tendo por 4 — Os referidos prazos de conservação são contados a base o que se encontra definido nos artigos 8.º e 10.º; partir do momento em que os processos, colecções, registos d) Respeitar todas as normas estabelecidas no presente ou dossiers encerram em termos administrativos e não há Regulamento. qualquer possibilidade de serem reabertos. Diário da República, 1.ª série — N.º 25 — 5 de Fevereiro de 2010 327 5 — Cabe à Direcção-Geral de Arquivos, adiante de- c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o signada por DGARQ, a determinação do destino final dos original no serviço destinatário, sendo o duplicado devol- documentos, sob proposta do IGFSS, I. P. vido ao serviço de origem; d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo 6.º intermédio ou definitivo como instrumento de descrição Selecção documental, após ter sido conferido e completado com as referências topográficas e demais informação pertinente, 1 — A selecção dos documentos a conservar perma- nentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pelo só podendo ser eliminado após a elaboração do respectivo IGFSS, I. P., de acordo com as orientações estabelecidas inventário. na tabela de selecção. 2 — Os documentos aos quais for reconhecido valor 2 — Os modelos referidos nas alíneas anteriores são arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte os que constam, respectivamente, dos anexos II e III ao original, excepto nos casos cuja substituição seja previa- presente Regulamento. mente autorizada nos termos do n.º 2 do artigo 13.º 11.º 7.º Eliminação Tabela de selecção 1 — A eliminação dos documentos aos quais não for 1 — A tabela de selecção consigna e sintetiza as dispo- reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua sições relativas à avaliação documental. conservação permanente, deve ser efectuada logo após 2 — A tabela de selecção deve ser submetida a revi- o cumprimento dos respectivos prazos de conservação sões, com vista à sua adequação às alterações da produção fixados na tabela de selecção. A sua eliminação poderá, documental. contudo, ser feita antes de decorridos os referidos prazos 3 — Para efeitos do disposto no n.º 2, deve o IGFSS, I. P., desde que os documentos sejam microfilmados de acordo obter parecer favorável da DGARQ, enquanto organismo coordenador da política arquivística nacional, mediante com as disposições do artigo 13.º proposta devidamente fundamentada. 2 — Sem embargo da definição dos prazos mínimos de conservação estabelecidos na tabela de avaliação e 8.º selecção, as instituições podem conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global Remessas para arquivo intermédio ou parcialmente, as séries documentais que entende- 1 — Findos os prazos de conservação em fase ac- rem, desde que não prejudique o bom funcionamento tiva, a documentação com reduzidas taxas de utilização dos serviços. deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selec- 3 — A eliminação dos documentos que não estejam ção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo mencionados na tabela de selecção carece de autorização intermédio. expressa da DGARQ. 2 — As remessas dos documentos para arquivo intermé- 4 — A eliminação dos documentos aos quais tenha sido dio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que o IGFSS, I. P., vier a determinar. reconhecido valor arquivístico (conservação permanente) só poderá ser efectuada desde que os documentos sejam 9.º microfilmados de acordo com as disposições do artigo 13.º 5 — A decisão sobre o processo de eliminação deve Remessas para arquivo definitivo atender a critérios de confidencialidade e racionalidade 1 — Os documentos cujo valor arquivístico justifiquem de meios e custos. a sua conservação permanente, de acordo com a tabela de selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo 12.º após o cumprimento dos respectivos prazos de conser- Formalidades da eliminação vação. 2 — As remessas não podem pôr em causa a integridade 1 — As eliminações dos documentos mencionados no dos conjuntos documentais. artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades: 10.º a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial; Formalidades das remessas b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo diri- 1 — As remessas dos documentos mencionados nos arti- gente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo gos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades: responsável do arquivo; a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o de prova; original no serviço que procede à eliminação, sendo o b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de duplicado remetido para a DGARQ para conhecimento. remessa destinada à identificação e controlo da documen- tação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada 2 — O modelo de auto de eliminação consta do anexo IV pelas partes envolvidas no processo; ao presente Regulamento. 328 Diário da República, 1.ª série — N.º 25 — 5 de Fevereiro de 2010 13.º Código de classificação — código que no plano de clas- Substituição do suporte sificação é atribuído a cada subdivisão orgânico-funcional e a cada série e subsérie documental. 1 — A substituição de documentos originais, em suporte de papel, por microfilme, deverá ser realizada quando Número de referência — número de ordem da unidade funcionalmente justificável. de avaliação na tabela. Numeração atribuída sequencial- 2 — A microfilmagem é feita na observância das normas mente às séries e, quando existam, subséries documen- técnicas definidas pela ISO (International Standard Orga- tais. nization), de forma a garantir a integridade, autenticidade, Série e ou subsérie documental — designação das uni- segurança e durabilidade da informação do novo suporte. dades de avaliação, isto é, da série e, caso exista, subsérie 3 — Das séries de conservação permanente é feita uma documental. matriz (negativa de sais de prata — 1.ª geração, com valor Prazo de conservação — período de tempo, geral- de original), um duplicado de trabalho realizado a partir da mente em anos, durante o qual os documentos podem matriz (positivo em sais de prata — 2.ª geração) e uma cópia ser necessários ao organismo produtor por imperativos de consulta, podendo esta ser efectuada em suporte digital. Das séries que tenham como destino final a eliminação é administrativos, legais, financeiros, fiscais, técnicos feita uma matriz em sais de prata e uma cópia de consulta. ou outros. 4 — Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emen- Este campo subdivide-se em dois subcampos: das, nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alterações Prazo de conservação em fase activa — período de que ponham em causa a sua integridade e autenticidade. tempo durante o qual os documentos devem ser conser- 5 — Os microfilmes deverão conter termos de abertura vados junto do serviço produtor quer por ainda não ter e encerramento, autenticados com assinatura e carimbo do terminado o seu prazo de prescrição, quer pela frequência responsável da instituição detentora da documentação e da com que ainda são utilizados. entidade responsável pela execução da transferência de Este prazo deve ser contado a partir do momento em suportes. Estes deverão conter a descrição dos documentos que os documentos encerram em termos de procedimentos e todos os elementos técnicos necessários ao controlo de administrativos e já não podem ser reabertos ou sofrer qualidade definidos pela ISO. quaisquer averbamentos. Findo o prazo de conservação 6 — De todos os rolos deverá ser elaborada uma ficha em fase activa, os documentos devem ser transferidos para descritiva com vista à avaliação dos pressupostos técnicos o arquivo intermédio. que antecedem a eliminação. Esta ficha deverá conter a Prazo de conservação em fase semiactiva — período identificação da documentação microfilmada, o controlo de tempo durante o qual os documentos devem ser con- de qualidade, óptico, físico, químico e arquivístico do novo servados em arquivo intermédio, por só ocasionalmente suporte produzido. 7 — As matrizes em sais de prata das séries de conser- serem utilizados. Este prazo será sempre fixado em anos. vação permanente deverão ser acondicionadas em materiais Findos os prazos de conservação, os documentos devem adequados e armazenados em espaços próprios, com tem- ser eliminados ou transferidos para arquivo definitivo, peratura, humidade relativa e qualidade de ar controladas, consoante o seu destino final seja a eliminação ou a con- de acordo com o exigido pela ISO para microfilmes de servação permanente. conservação permanente. Destino final — registar, para cada série ou subsérie 14.º documental, uma das seguintes hipóteses: Acessibilidade e comunicabilidade C — Código para a opção «Conservação Permanente Global», atribuído quando se reconhece à série ou subsé- O acesso e comunicabilidade do arquivo do IGFSS, I. P., rie documental valor secundário e cuja informação não é atenderá a critérios de confidencialidade da informação, recuperável noutros documentos; definidos internamente, em conformidade com a lei geral. E — Código para a opção «Eliminação Global», atri- buído quando não lhe é reconhecido valor secundário ou, 15.º existindo este, a informação que contêm foi já publicada Fiscalização ou é recuperável noutros documentos de conservação per- Compete à DGARQ a inspecção sobre a execução do manente; disposto no presente Regulamento. CP — Código para a opção «Conservação Permanente Parcial», atribuído quando estivermos perante uma série e ANEXO I ou subsérie constituída por processos em que se reconheça aos diferentes documentos um distinto interesse informa- Tabela de selecção de documentos tivo ou probatório e, consequentemente, diferentes prazos de conservação e destino final. Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social, I. P. (legenda) Observações — campo aberto a informações comple- mentares ou esclarecimentos necessários à correcta apli- Classificação — localização intelectual das unidades de cação da tabela de selecção. As observações deverão ser avaliação. Apresenta-se em dois subcampos: breves, objectivas e pertinentes. A informação registada Subdivisão orgânico-funcional — designação das clas- nos campos anteriores deve ser seguida de nota de rodapé ses e subclasses definidas no plano de classificação que sempre que haja uma observação que com ela se relacione enquadram as séries documentais produzidas. directamente. Diário da República, 1.ª série — N.º 25 — 5 de Fevereiro de 2010 329 330 Diário da República, 1.ª série — N.º 25 — 5 de Fevereiro de 2010 Diário da República, 1.ª série — N.º 25 — 5 de Fevereiro de 2010 331 332 Diário da República, 1.ª série — N.º 25 — 5 de Fevereiro de 2010 Diário da República, 1.ª série — N.º 25 — 5 de Fevereiro de 2010 333 334 Diário da República, 1.ª série — N.º 25 — 5 de Fevereiro de 2010 336 Diário da República, 1.ª série — N.º 25 — 5 de Fevereiro de 2010 I SÉRIE Preço deste número (IVA incluído 5 %) € 1,60 Diário da República Electrónico: Endereço Internet: http://dre.pt Depósito legal n.º 8814/85 ISSN 0870-9963 Correio electrónico: dre@incm.pt • Tel.: 21 781 0870 • Fax: 21 394 5750 Toda a correspondência sobre assinaturas deverá ser dirigida para a Imprensa Nacional-Casa da Moeda, S. 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