Portaria n.º 1326/2008

Portaria n.º 1326/2008 4 — Os referidos prazos de conservação são contados a de 18 de Novembro partir do momento em que os processos, colecções, registos ou dossiers encerram em termos administrativos e não há O Gabinete de Planeamento, Estratégia e Relações qualquer possibilidade de serem reabertos. Internacionais (GPERI), enquanto serviço de apoio 5 — Cabe à Direcção-Geral de Arquivos, adiante de- estratégico e operacional ao Ministério das Obras Públicas, signada por DGARQ, a determinação do destino final dos Transportes e Comunicações, é, à semelhança de mui- documentos, sob proposta do GPERI. tos outros organismos da Administração Pública, gerador de um grande volume de documentação, parte da qual 3.º demonstra interesse arquivístico que importa assegurar de forma organizada e eficaz. Selecção Com esta finalidade, a presente portaria institui um 1 — A selecção dos documentos a conservar perma- conjunto de normas que regulam o ciclo de vida da do- nentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pelo cumentação, dotando os serviços de critérios objectivos GPERI, de acordo com as orientações estabelecidas na para a sua avaliação, selecção e preservação, bem como tabela de selecção. para eliminação da que não apresente qualquer interesse 2 — Os documentos aos quais for reconhecido valor administrativo e histórico. arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte Nestes termos, ao abrigo do disposto na alínea a) do n.º 1 original, excepto nos casos cuja substituição seja previa- do artigo 1.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro: mente autorizada nos termos do artigo 10.º Diário da República, 1.ª série — N.º 224 — 18 de Novembro de 2008 8091 4.º fixados na tabela de selecção. A sua eliminação pode, contudo, ser feita antes de decorridos os referidos prazos Tabela de selecção desde que os documentos sejam microfilmados de acordo 1 — A tabela de selecção consigna e sintetiza as dispo- com as disposições do artigo 10.º sições relativas à avaliação documental. 2 — Sem embargo da definição dos prazos mínimos 2 — A tabela de selecção deve ser submetida a revi- de conservação estabelecidos na tabela de avaliação e sões, com vista à sua adequação às alterações da produção selecção, as instituições podem conservar por prazos documental. mais dilatados, a título permanente ou temporário, global 3 — Para efeitos do disposto no n.º 2, deve o GPERI ou parcialmente, as séries documentais que entenderem, obter parecer favorável da DGARQ, enquanto organismo desde que não prejudiquem o bom funcionamento dos coordenador da política arquivística nacional, mediante serviços. proposta devidamente fundamentada. 3 — A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de autorização 5.º expressa da DGARQ. 4 — A eliminação dos documentos aos quais tenha Remessas para arquivo intermédio sido reconhecido valor arquivístico (conservação perma- 1 — Findo o prazo de conservação em fase activa, a nente) só pode ser efectuada desde que os documentos documentação com reduzidas taxas de utilização deve, de sejam microfilmados de acordo com as disposições do acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida artigo 10.º do arquivo corrente para o arquivo intermédio. 5 — A decisão sobre o processo de eliminação deve 2 — As remessas dos documentos para arquivo intermé- atender a critérios de confidencialidade e racionalidade dio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade de meios e custos. que o GPERI vier a determinar. 9.º 6.º Formalidades da eliminação Remessas para arquivo definitivo 1 — A eliminação dos documentos mencionados no 1 — Os documentos e ou a informação contida em artigo 8.º deve obedecer às seguintes formalidades: suporte micrográfico cujo valor arquivístico justifique a a) Ser acompanhada de um auto de eliminação que fará sua conservação permanente, de acordo com a tabela de prova do abate patrimonial; selecção, devem ser remetidos para arquivo definitivo após b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo diri- o cumprimento dos respectivos prazos de conservação. gente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo 2 — As remessas não podem pôr em causa a integridade responsável do arquivo; dos conjuntos documentais. c) O referido auto é feito em duplicado, ficando o origi- nal no serviço que procede à eliminação, sendo o duplicado 7.º remetido para a DGARQ para conhecimento. Formalidades das remessas 2 — O modelo de auto de eliminação consta do anexo III 1 — A remessa dos documentos mencionados nos arti- do presente Regulamento. gos 5.º e 6.º deve obedecer às seguintes formalidades: a) Ser acompanhada de um auto de entrega a título de 10.º prova; Substituição do suporte b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documen- 1 — A substituição de documentos originais, em suporte tação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada de papel, por microfilme, deve ser realizada quando fun- pelas partes envolvidas no processo; cionalmente justificável. c) A guia de remessa é feita em triplicado, ficando o 2 — A microfilmagem é feita na observância das nor- original no serviço destinatário, sendo o duplicado devol- mas técnicas definidas pela International Organization for vido ao serviço de origem; Standardization (ISO), de forma a garantir a integridade, d) O triplicado é provisoriamente utilizado no arquivo in- autenticidade, segurança e durabilidade da informação no termédio ou definitivo como instrumento de descrição docu- novo suporte. mental, após ter sido conferido e completado com as referên- 3 — Das séries de conservação permanente é feita uma cias topográficas e demais informação pertinente, só podendo matriz (negativa de sais de prata — 1.ª geração, com valor ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário. de original), um duplicado de trabalho realizado a partir da matriz (positivo em sais de prata — 2.ª geração) e uma 2 — Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os cópia de consulta, podendo esta ser efectuada em suporte que constam do anexo II do presente Regulamento. digital. Das séries que tenham como destino final a eli- minação é feita uma matriz em sais de prata e uma cópia 8.º de consulta. Eliminação 4 — Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emen- das, nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alterações 1 — A eliminação dos documentos aos quais não for que ponham em causa a sua integridade e autenticidade. reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua 5 — Os microfilmes devem conter termos de abertura e conservação permanente, deve ser efectuada logo após encerramento, autenticados com assinatura e carimbo do o cumprimento dos respectivos prazos de conservação responsável da instituição detentora da documentação e 8092 Diário da República, 1.ª série — N.º 224 — 18 de Novembro de 2008 da entidade responsável pela execução da transferência de disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de suportes. Estes devem conter a descrição dos documentos Dezembro. e todos os elementos técnicos necessários ao controlo de 10 — Nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei qualidade definidos pela ISO. n.º 121/92, de 2 de Julho, a substituição de suporte de do- 6 — De todos os rolos produzidos devem ser elabo- cumentação de conservação permanente apenas é possível radas: mediante autorização expressa do organismo coordenador da política arquivística, a quem compete a definição dos a) Ficha descritiva com os dados relativos à documen- seus pressupostos técnicos. tação microfilmada; 11 — A DGARQ, na sua acção fiscalizadora, reserva-se b) Ficha de controlo de qualidade, óptico, físico, químico o direito de realizar testes aos filmes executados. e arquivístico do novo suporte documental produzido. 11.º 7 — As matrizes e os duplicados em sais de prata das séries de conservação permanente devem ser acondicio- Acessibilidade e comunicabilidade nados em materiais adequados e armazenados em espaços O acesso e comunicabilidade do arquivo do GPERI próprios, com temperatura, humidade relativa e qualidade atende a critérios de confidencialidade da informação, de ar controladas, de acordo com o exigido pela ISO para definidos internamente, em conformidade com a lei geral. microfilmes de conservação permanente. 8 — Os procedimentos da microfilmagem devem ser 12.º definidos em regulamento próprio do GPERI, tendo em Fiscalização consideração os números acima referidos. 9 — As cópias obtidas a partir de microcópia auten- Compete à DGARQ a inspecção sobre a execução do ticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no presente Regulamento. ANEXO I (a que se refere o n.º 3 do artigo 2.º) Tabela de selecção Gabinete de Planeamento, Estratégia e Relações Internacionais do Ministério das Obras Públicas, Transportes e Comunicações Prazo de conservação Número de Destino Área funcional Série e subsérie documental Observações referência Prazo semi- final Prazo activo activo Organização e funcionamento 1 Estrutura orgânica e Leis orgânicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Enquanto em C funcional. vigor. 2 Delegações de competências . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Enquanto em C vigor. 3 Despachos, comunicações e notas internas . . . . . . . . . . . . . . . Enquanto em C vigor. 4 Regulamentos internos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Enquanto em C vigor. 5 Organogramas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Enquanto em C vigor. 6 Quadros de pessoal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Enquanto em C vigor. Actos da direcção 7 Processos de reuniões de direcção . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 3 C (a) 9 Despachos e nomeações. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 3 C 10 Outras reuniões . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 3 CP (a) Planeamento Planos, programas e projectos estratégicos 11 Sistema de acompanhamento de projectos de investimento . . 2 8 C 12 Relatórios de projectos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 8 C 13 Listas dos grandes projectos de obras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Enquanto em E vigor. 14 Estudos e acções ambientais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 3 CP (b) 15 Processo de parcerias público-privadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 CP (b) 16 Programas governamentais — grandes opções do plano. . . . . 2 8 C 17 Processos das unidades de acompanhamento . . . . . . . . . . . . . 2 3 E (c) Diário da República, 1.ª série — N.º 224 — 18 de Novembro de 2008 8093 Prazo de conservação Número de Destino Área funcional Série e subsérie documental Observações referência Prazo semi- final Prazo activo activo Assessoria técnica 18 Processos de análise de propostas de projectos de investimen- 2 3 C tos. 19 Acompanhamento financeiro de empresas do sector. . . . . . . . 2 8 C 20 Acompanhamento do processo de auxílio financeiro às empresas 6 4 C do sector dos transportes e sua análise comparativa. Planeamento das actividades internas 21 Planeamento de actividades anuais e plurianuais . . . . . . . . . . 2 3 CP (d) 22 Planeamento anual sectorial. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 3 CP 23 Planeamento de objectivos das unidades orgânicas. . . . . . . . . 2 3 CP Estatísticas 24 Indicadores de evolução do sector de transportes, obras públicas 2 3 E e comunicações. 25 Estudos do Observatório Transfronteiriço Espanha/Portugal 2 3 CP (OTEP). 26 Análise de dados de transportes internacionais de mercadorias 2 8 C 27 Sistema de informação dos transportes . . . . . . . . . . . . . . . . . . Enquanto a C aplicação estiver ac- tiva. 28 Sistema pocket book. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Enquanto útil C 29 Indicadores de conjuntura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 3 E (b) Actividades de controlo Controlo de actividades internas 30 Relatórios de actividades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 3 C 31 Relatórios sectoriais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 3 C Auditorias 32 Relatórios de auditoria e fiscalização . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 8 C 33 Processo de execução de auditorias ambientais. . . . . . . . . . . . 2 3 C Relações institucionais Relações com outros organismos e pessoas colectivas 34 Correspondência com o gabinete do ministro . . . . . . . . . . . . . 2 3 C Correspondência com organismos públicos. . . . . . . . . . . . . . . 2 3 E Assuntos europeus 35 Correspondência com outras instituições europeias . . . . . . . . 2 3 CP (b) 36 Projectos de cooperação técnica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Enquanto em CP (b) vigor. Relações internacionais 37 Protocolos, acordos, convénios, parcerias . . . . . . . . . . . . . . . . Enquanto em C vigor. 38 Processos de representações do MOPTC nas comissões inter- 2 3 CP (b) ministeriais. 39 Projectos de cooperação técnica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Enquanto em vigor. 40 Organização e participação em congressos, seminários, encon- 2 3 CP tros, cerimónias e recepções oficiais. 41 Produção de material de divulgação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 3 CP (b) Informação e documentação Gestão de conteúdos 42 Divulgação de informação no sitio web. . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 4 E 8094 Diário da República, 1.ª série — N.º 224 — 18 de Novembro de 2008 Prazo de conservação Número de Destino Área funcional Série e subsérie documental Observações referência Prazo semi- final Prazo activo activo Gestão de documentos de arquivo 43 Processo de elaboração de portaria de gestão de documentos Até à revisão E (e) da portaria. 44 Autos de entrega e guias de remessa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 4 CP (f) 45 Autos de eliminação. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 4 C 46 Registos de correspondência . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 3 C 47 Protocolos de distribuição de correspondência . . . . . . . . . . . . 2 3 E 48 Copiadores geral de correspondência . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 3 E (g) Gestão de documentos bibliográficos 49 Registo de entrada de periódicos e não periódicos . . . . . . . . . Em actualiza- E ção perma- nente. 50 Catálogos e boletins bibliográficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Enquanto em C vigor. Sistemas e tecnologias de informação Infra-estrutura tecnológica e da informação 51 Mapas de rede . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Enquanto útil E 52 Registos de acesso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Enquanto a E aplicação estiver ac- tiva. 53 Registos de utilizadores e elaboração de newsletter . . . . . . . . Em actualiza- E ção perma- nente. 54 Mapas estatísticos da base de dados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Enquanto útil E 55 Cópias de segurança do sistema. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Enquanto útil C 56 Pareceres sobre aquisições de material informático . . . . . . . . 2 3 C 57 Estudos e projectos informáticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 3 CP (h) 58 Modelo de dados lógico e físico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Enquanto a C (h) aplicação estiver ac- tiva. 59 Manuais técnicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Enquanto útil E 60 Licenças de software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Enquanto em E vigor. Recursos humanos Avaliação e desempenho 61 Processo de avaliação do desempenho (SIADAP) . . . . . . . . . 2 3 C 62 Processo de reclamação e recurso da avaliação. . . . . . . . . . . . 2 3 C (i) 63 Formação 64 Planeamento das acções de formação . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 4 E 65 Processo de acções de formação externa . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 4 CP (j) 66 Processos de acções de formação interna . . . . . . . . . . . . . . . . 1 4 E Património, instalações e recursos materiais Aprovisionamento 67 Registo de organismos, empresas e entidades no sistema . . . . Em actualiza- E ção perma- nente. Diário da República, 1.ª série — N.º 224 — 18 de Novembro de 2008 8095 Prazo de conservação Número de Destino Área funcional Série e subsérie documental Observações referência Prazo semi- final Prazo activo activo Gestão de bens móveis 68 Processo de inventário de bens móveis . . . . . . . . . . . . . . . . . . Em perma- E nente actu- alização. 69 Processos de aquisições . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 3 C 70 Seguros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 3 E 71 Manutenção/reparação de bens móveis . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 3 E Gestão do parque automóvel 72 Boletins diários de viaturas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1 E (k) Gestão de stock 73 Requisições internas de material . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1 E Recursos humanos 74 Registos de assiduidade/livros de ponto . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1 E Gestão orçamental Orçamento do Estado 75 Preparação e elaboração do orçamento PIDDAC . . . . . . . . . . 2 8 E 76 Orçamento PIDDAC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 8 E Alterações orçamentais e outros actos de gestão orçamental 77 Alterações orçamentais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 9 E 78 Pedidos de autorização de pagamentos (PAP) . . . . . . . . . . . . . 1 2 E 79 Pedidos de libertação de créditos (PLC) . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 9 E 80 Mapas dos ficheiros recebidos e enviados (SIC) . . . . . . . . . . . 2 8 E 81 Guias de reposição . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 3 E 82 Guias de receita . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 3 E (l) 83 Receitas próprias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 8 E 84 Fundo de maneio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 8 E 85 Controlo do movimento bancário . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 8 E 86 Registos contabilísticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 8 E (l) Acompanhamento e controlo da execução orçamental 87 Relatórios de acompanhamento da execução do OE . . . . . . . . 2 8 C 88 Balancetes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 8 E (l) 89 Correspondência com organismos públicos. . . . . . . . . . . . . . . 2 3 E 90 Mapas de controlo da execução dos orçamentos . . . . . . . . . . . 1 9 E 91 Conta de gerência. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 9 C Instruções para a gestão orçamental 92 Normas e instruções. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 9 C 93 Circulares da DGO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 9 C (a) Conservar actas ou resumos das reuniões. (b) Conservar os relatórios finais. (c) Recupera-se a informação original na estrutura de apoio da IOT. (d) Conservar a versão final. (e) Eliminar após a publicação da nova portaria. (f) Conservar o auto de entrega e eliminar as guias de remessa após elaboração do inventário. (g) Eliminar-se a informação se for recuperável nos respectivos processos. (h) Conservar no caso de se reportarem a sistemas que contenham informação cujo destino final seja a conservação permanente. (i) Informação nos processos individuais dos funcionários. (j) Conservar lista de formandos e dossiers pedagógicos. (k) Informação recuperada na base de dados. (l) Informação recuperável na série conta de gerência. 8096 Diário da República, 1.ª série — N.º 224 — 18 de Novembro de 2008 ANEXO II ANEXO III (a que se refere o n.º 2 do artigo 7.º do Regulamento (a que se refere o n.º 2 do artigo 9.º) de Conservação Arquivística) MINISTÉRIO DA SAÚDE