Portaria n.º 11/2008

Portaria n.º 11/2008 A presente portaria produz efeitos a partir de 1 de Ja- de 3 de Janeiro neiro de 2008. As alterações introduzidas pela Lei n.º 47/2007, de 28 de Agosto, que procedeu à primeira alteração da Lei Artigo 5.º n.º 34/2004, de 29 de Julho, que regula o regime de acesso Entrada em vigor ao direito e aos tribunais, determinam a necessidade de A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao se proceder à adequação do modelo de requerimento de da sua publicação protecção jurídica, aprovado pela Portaria n.º 1085-B/2004, de 31 de Agosto. Em 21 de Dezembro de 2007. A aprovação do novo modelo de requerimento de pro- tecção jurídica é efectuada por portaria conjunta dos mi- O Ministro da Justiça, Alberto Bernardes Costa. — O Mi- nistros com tutela da justiça e da segurança social, atento nistro do Trabalho e da Solidariedade Social, José António o disposto no artigo 22.º da citada Lei n.º 34/2004. Fonseca Vieira da Silva. 94 Diário da República, 1.ª série — N.º 2 — 3 de Janeiro de 2008 ANEXO Diário da República, 1.ª série — N.º 2 — 3 de Janeiro de 2008 95 96 Diário da República, 1.ª série — N.º 2 — 3 de Janeiro de 2008 MINISTÉRIOS DA CIÊNCIA, TECNOLOGIA 3.º E ENSINO SUPERIOR E DA CULTURA Selecção 1 — A selecção dos documentos a conservar perma- Portaria n.º 12/2008 nentemente em arquivo definitivo deve ser efectuada pelo de 3 de Janeiro IPP, de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção. Ao abrigo do disposto na alínea a) do n.º 1 do artigo 1.º 2 — Os documentos aos quais for reconhecido valor do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro: arquivístico devem ser conservados em arquivo no suporte Manda o Governo, pelos Ministros da Ciência, Tecno- original, excepto nos casos cuja substituição seja previa- logia e Ensino Superior e da Cultura, o seguinte: mente autorizada nos termos do n.º 10 do artigo 10.º 3 — O disposto no número anterior não se aplica aos 1.º processos de cópia, conversão e migração de documentos electrónicos considerados necessários para a preservação e Aprovação acesso aos mesmos. 4.º É aprovado o Regulamento de Conservação e Arqui- vístico do Instituto Politécnico do Porto e suas escolas Tabela de selecção superiores no que se refere à avaliação, selecção, transfe- 1 — A tabela de selecção consigna e sintetiza as dispo- rência, incorporação em arquivo definitivo, substituição sições relativas à avaliação documental. de suporte e eliminação da documentação, que consta do 2 — A tabela de selecção deve ser submetida a revisões anexo à presente portaria e que dela faz parte integrante. com vista à sua adequação às alterações da produção do- cumental. 2.º 3 — Para efeitos do disposto no n.º 2, deve o IPP obter parecer favorável do IAN/TT, enquanto organismo coorde- Entrada em vigor nador da política arquivística nacional, mediante proposta devidamente fundamentada. A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação. 5.º O Ministro da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior, Remessas para arquivo intermédio José Mariano Rebelo Pires Gago, em 11 de Dezembro de 2007. — A Ministra da Cultura, Maria Isabel da Silva 1 — Findos os prazos de conservação em fase activa, a Pires de Lima, em 17 de Dezembro de 2007. documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na tabela de selecção, ser remetida do arquivo corrente para o arquivo intermédio. REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO E ARQUIVÍSTICO 2 — As remessas dos documentos para arquivo intermé- DO INSTITUTO POLITÉCNICO DO PORTO dio devem ser efectuadas de acordo com a periodicidade que o IPP vier a determinar. 1.º 6.º Âmbito de aplicação Remessas para arquivo definitivo O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida e recebida, no âmbito das suas atribuições e 1 — Os documentos e ou a informação contida em su- competências, pelo Instituto Politécnico do Porto, adiante porte micrográfico cujo valor arquivístico justifique a sua designado por IPP. conservação permanente, de acordo com a tabela de selec- 2.º ção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação. Avaliação 2 — As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais. 1 — O processo de avaliação dos documentos do ar- quivo do IPP tem por objectivo a determinação do seu 7.º valor para efeitos da respectiva conservação permanente ou eliminação, findos os respectivos prazos de conservação Formalidades das remessas em fase activa e semiactiva. 1 — As remessas dos documentos mencionados nos 2 — É da responsabilidade do IPP a atribuição dos artigos 5.º e 6.º devem obedecer às seguintes formalidades: prazos de conservação dos documentos em fase activa e semiactiva. a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título 3 — Os prazos de conservação são os que constam da de prova; b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de tabela de selecção, anexo I da presente portaria. remessa destinada à identificação e controlo da documen- 4 — Os referidos prazos de conservação são contados a tação remetida, obrigatoriamente rubricada e autenticada partir do momento em que os processos, colecções, registos pelas partes envolvidas no processo; ou dossiers encerram em termos administrativos e não há c) A guia de remessa será feita em triplicado, ficando o qualquer possibilidade de serem reabertos. original no serviço destinatário, sendo o duplicado devol- 5 — Cabe ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do vido ao serviço de origem; Tombo, adiante designado por IAN/TT, a determinação do d) O triplicado será provisoriamente utilizado no arquivo destino final dos documentos, sob proposta do IPP. intermédio ou definitivo como instrumento de descrição docu- Diário da República, 1.ª série — N.º 2 — 3 de Janeiro de 2008 97 mental, após ter sido conferido e completado com as referên- b) O auto de eliminação deve ser assinado pelo diri- cias topográficas e demais informação pertinente, só podendo gente do serviço ou organismo em causa, bem como pelo ser eliminado após a elaboração do respectivo inventário. responsável do arquivo; c) O referido auto será feito em duplicado, ficando o 2 — No caso de documentos electrónicos produzidos original no serviço que procede à eliminação, sendo o pelo IPP, deverão ainda ser entregues: duplicado remetido para o IAN/TT para conhecimento. a) Os respectivos registos, índices, ficheiros, metadados 2 — O modelo consta do anexo III à presente portaria. e outros elementos de referência e identificação, sejam eles analógicos ou digitais; b) Documentos caracterizadores das soluções aplica- 10.º cionais produtoras dos documentos referidos; Substituição do suporte c) Documentos caracterizadores do sistema operativo 1 — A substituição de documentos originais, em suporte em que as mesmas aplicações foram mantidas; de papel, por microfilme, deverá ser realizada quando d) Documentos de metainformação elucidativos de funcionalmente justificável. conteúdo, estrutura e contexto funcional dos documentos 2 — A microfilmagem é feita na observância das normas produzidos; técnicas definidas pela ISO (International Organization e) Deverá ser assegurada a estabilização da informação for Standardization), de forma a garantir a integridade, documental através da sua transferência para suportes autenticidade, segurança e durabilidade da informação físicos de armazenamento actualizados. no novo suporte. 3 — Das séries de conservação permanente é feita uma 3 — No que respeita a documentos electrónicos com- matriz (negativa de sais de prata — 1.ª geração, com valor plexos, como sistemas de bases de dados, deverão ser de original), um duplicado de trabalho realizado a partir seguidos ainda os seguintes procedimentos: da matriz (positivo em sais de prata — 2.ª geração) e uma a) Migração da informação documental para formatos cópia de consulta, podendo esta ser efectuada em suporte legíveis através de aplicações de utilização comum. digital. Das séries que tenham como destino final a eli- minação é feita uma matriz em sais de prata e uma cópia 4 — Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os de consulta. que constam do anexo II à presente portaria. 4 — Os microfilmes não podem sofrer cortes ou emen- das, nem apresentar rasuras ou quaisquer outras alterações 8.º que ponham em causa a sua integridade e autenticidade. 5 — Os microfilmes deverão conter termos de abertura Eliminação e encerramento, autenticados com assinatura e carimbo do 1 — A eliminação dos documentos aos quais não for responsável da instituição detentora da documentação e da reconhecido valor arquivístico, não se justificando a sua entidade responsável pela execução da transferência de conservação permanente, deve ser efectuada logo após suportes. Estes deverão conter a descrição dos documentos o cumprimento dos respectivos prazos de conservação e todos os elementos técnicos necessários ao controlo de fixados na tabela de selecção. A sua eliminação poderá, qualidade definidos pela ISO. contudo, ser feita antes de decorridos os referidos prazos 6 — De todos os rolos produzidos deverá ser elaborado: desde que os documentos sejam microfilmados de acordo a) Ficha descritiva com os dados relativos à documen- com as disposições do artigo 10.º tação microfilmada; 2 — Sem embargo da definição dos prazos mínimos b) Ficha de controlo de qualidade, óptico, físico, químico de conservação estabelecidos na tabela de avaliação e e arquivístico do novo suporte documental produzido. selecção, as instituições podem conservar por prazos mais dilatados, a título permanente ou temporário, global ou 7 — As matrizes e os duplicados em sais de prata das parcialmente, as séries documentais que entenderem, desde séries de conservação permanente deverão ser acondicio- que não prejudique o bom funcionamento dos serviços. nados em materiais adequados e armazenados em espaços 3 — A eliminação dos documentos que não estejam próprios, com temperatura, humidade relativa e qualidade mencionados na tabela de selecção carece de autorização de ar controladas, de acordo com o exigido pela ISO para expressa no IAN/TT. microfilmes de conservação permanente. 4 — A eliminação dos documentos aos quais tenha sido 8 — Os procedimentos da microfilmagem deverão ser reconhecido valor arquivístico (conservação permanente) definidos em regulamento próprio do IPP tendo em con- só poderá ser efectuada desde que os documentos sejam sideração os pontos acima referidos. microfilmados de acordo com as disposições do artigo 10.º 9 — As cópias obtidas a partir de microcópia auten- 5 — A decisão sobre o processo de eliminação deve aten- ticada têm a força probatória do original, nos termos do der a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de e custos e ainda de metodologias ecológicas de preservação Dezembro. de ambiente. 10 — Nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei 9.º n.º 121/92, de 2 de Julho, a substituição de suporte de docu- Formalidades da eliminação mentação de conservação permanente apenas será possível mediante autorização expressa do organismo coordenador 1 — As eliminações dos documentos mencionados no da política arquivística, a quem competirá a definição dos artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades: seus pressupostos técnicos. a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação que 11 — O IAN/TT, na sua acção fiscalizadora, reserva-se fará prova do abate patrimonial; o direito de realizar testes aos filmes executados. 98 Diário da República, 1.ª série — N.º 2 — 3 de Janeiro de 2008 11.º 12.º Acessibilidade e comunicabilidade Fiscalização O acesso e comunicabilidade do arquivo do IPP atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos Compete ao IAN/TT a inspecção sobre a execução do internamente, em conformidade com a lei geral. disposto na presente portaria. ANEXO I Tabela de selecção Prazo de Número conservação Destino Área funcional de Séries Observações administrativa final referência (anos) Assessorias . . . . . . . . . . . . 1 Intimação para a prestação de infor- (a) 5 E (a) Após a conclusão do pro- mações, consulta de processos ou cesso. passagem de certidões. 2 Pareceres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 C 3 Processos de contencioso administra- (a) 20 (1) CP (1) Eliminar processos sumarís- tivo/fiscal. simos. 4 Processos disciplinares . . . . . . . . . . (a) 20 (2) E (2) Se a informação for integrada no processo individual. 5 Providências cautelares . . . . . . . . . . (a) 5 (3) E (3) A informação encontra-se na série ref. 3. Contabilidade, orçamento e 6 Abonos de família para crianças e 10 E tesouraria. jovens. 7 Aplicações financeiras . . . . . . . . . . 10 E 8 Declarações da segurança social . . . 10 E 9 Declarações de impostos . . . . . . . . . 10 E 10 Documentos de gestão de contas ban- 10 E cárias. 11 Guias de retenção na fonte . . . . . . . 10 E 12 Mapas de previsões de encargos com 3 E o pessoal. 13 Processos de comparticipações em 10 E subsistemas de segurança social. 14 Processos de gestão de programas co- (b) 15 (4) CP (b) Após a conclusão da participa- munitários. ção do IPP no programa. (4) Conservar dossiers pedagó- gicos. 15 Processos de gestão de programas na- (b) 15 (4) CP cionais. 16 Processos de gestão financeira de em- (c) 10 E (c) Após a conclusão da obra. preitadas. 17 Processos de prestação de contas . . . . 10 (5) CP (5) Eliminar certidões de saldos bancários e certidões de verbas recebidas. 18 Processos de recuperação de venci- 5 E mento de exercício perdido. 19 Processos de vencimentos . . . . . . . . 10 C 20 Requisições de emissão de factura 3 E 21 Processos de despesas . . . . . . . . . . . 10 E 22 Processos de gestão orçamental . . . 10 (6) E (6) Conservar mapas de altera- ções e orçamentos de funcio- namento. 23 Processos de receitas . . . . . . . . . . . . 10 E 24 Processos de abonos . . . . . . . . . . . . 10 E Expediente . . . . . . . . . . . . . 25 Processos de emissão e certificação de (d) 3 E (d) Após o prazo de validade da documentos. certidão. 26 Protocolos de entrega de documentos 5 E 27 Recibos de entrada de documentos 5 E 28 Recibos de levantamento e entrega de 5 E livros de termos e pautas. 29 Registos de entrada e saída de corres- (e) C (e) Até corte de volume ou desac- pondência. tivação da base de dados. 30 Registos de facturas e recibos . . . . . 10 E 31 Registos/inventário de documentos 5 (7) E (7) Este tipo de documento fun- (publicações). ciona como inventário e se não existirem os backups adequados por uma questão de segurança é a favor da sua conservação. 32 Relatórios de faxes enviados e rece- 3 E bidos. Diário da República, 1.ª série — N.º 2 — 3 de Janeiro de 2008 99 Prazo de Número conservação Destino Área funcional de Séries Observações administrativa final referência (anos) Gestão académica (de alu- 33 Calendários escolares . . . . . . . . . . . 1 E nos). 34 Fichas individuais de alunos . . . . . . (f) 5 C (f) Após a conclusão do curso ou desistência. 35 Listagens de alunos atendidos . . . . . 1 E 36 Listas de candidatos . . . . . . . . . . . . 3 E 37 Listas de requerimentos . . . . . . . . . 1 E 38 Pautas de avaliação . . . . . . . . . . . . . 15 E 39 Pedidos de certidões e cartas de 1 E curso. 40 Processos de candidaturas especiais 3 E de alunos. 41 Processos de consulta psicológica . . . (g) 5 E (g) Após a saída ou desistência do aluno. 42 Processos de cooperantes . . . . . . . . (h) 5 E (h) Após a saída do cooperante. 43 Processos de equiparação a bolseiros (i) 3 E (i) Após a conclusão do período contemplado da bolsa. 44 Processos de estágio . . . . . . . . . . . . (j) 3 E (j) Após a conclusão do estágio. 45 Processos de reembolso de propinas (f) 3 E 46 Processos individuais de alunos . . . 5 C 47 Registos de certidões . . . . . . . . . . . . 5 C 48 Registos de diplomas emitidos . . . . 2 C 49 Mapas de faltas de alunos . . . . . . . . 2 E 50 Mapas de turmas . . . . . . . . . . . . . . . 2 E 51 Registos de diplomados . . . . . . . . . 2 C 52 Registos de emolumentos pagos pelos 2 E alunos. 53 Registos de avaliação contínua . . . . 2 C 54 Registos de termos emitidos . . . . . . 5 C 55 Registos de propinas . . . . . . . . . . . . 2 E 56 Registos de trabalhadores-estudantes 5 E Gestão de informação . . . . 57 Copiadores de correspondência expe- 5 C dida. 58 Copiadores de correspondência rece- 5 C bida. 59 Correspondência expedida . . . . . . . 5 (8) E (8) Se a informação estiver con- tida na série ref. 57. 60 Correspondência recebida . . . . . . . . 5 (9) E (9) Se a informação estiver con- tida na série ref. 58. 61 Documentos de estatísticas institucio- 5 C nais. 62 Dossiers de apoio a bibliotecas esco- 3 C lares. 63 Fichas de restauro . . . . . . . . . . . . . . 10 C 64 Guias de acolhimento . . . . . . . . . . . 3 E 65 Guias de remessa . . . . . . . . . . . . . . . 7 C 66 Instrumentos de descrição e pesquisa (k) 1 C (k) Após desactivação dos mes- mos. 67 Listas de difusão selectiva de infor- 1 E mação. 68 Modelos de documentos . . . . . . . . . (I) 1 C (I) Após superveniência de novos modelos. 69 Processos de edição . . . . . . . . . . . . . (m) 2 E (m) Após a publicação. 70 Processos de gestão de empréstimos (n) 1 E (n) Após a devolução do objecto requisitado. 71 Processos de incorporação . . . . . . . (o) 1 E (o) Após a criação de instrumen- tos de pesquisa. 10 72 Processos de movimentação de espólio 5 ( )E (10) Conservar protocolos. museológico. 73 Processos relativos a iniciativas cul- 5 E turais. 74 Registos de controlo de autoridade (e) C 75 Registos de assinaturas/exemplares (e) C 76 Registos de utilizadores dos SD . . . (e) C Gestão pedagógica e cientí- 77 Contratos bilaterais . . . . . . . . . . . . . (p) 5 C (p) Após termo do contrato. fica. 78 Dossiers científicos de docentes . . . 5 C 79 Dossiers curriculares de cursos e de 5 C disciplinas. 80 Dossiers de acesso ao ensino superior 3 (11) E (11) Conservar estatísticas, cor- respondência, regulamentos, normas de avaliação critérios e programas de provas. 81 Dossiers técnicos pedagógicos de ac- 5 E ções de formação. 82 Fichas de disciplina . . . . . . . . . . . . . 3 E 100 Diário da República, 1.ª série — N.º 2 — 3 de Janeiro de 2008 Prazo de Número conservação Destino Área funcional de Séries Observações administrativa final referência (anos) 83 Instrumentos de avaliação pedagó- 5 E gica. 84 Normas de avaliação . . . . . . . . . . . . 5 C 85 Processos de acções de formação e (q) 5 E (q) Após a conclusão da acção. informação. 86 Processos de pedidos de licenças sa- (r) 3 E (r) Após a conclusão da licença. báticas. 87 Processos «Suplemento ao diploma» 1 C 88 Projectos de formação e acção peda- 3 C gógica. 89 Relatórios de disciplinas . . . . . . . . . 3 C 90 Sumários e ou registos de presença 5 E 91 Termos de avaliação . . . . . . . . . . . . 5 C 92 Processo de concessão de bolsas de 5 E estudo. 93 Processos de avaliação de docentes 5 (12) E (12) A informação final entra no processo individual do do- cente. 94 Processos de aprovação de bolsas, sub- 5 E sídios de formação/investigação. 95 Processos de aprovação de relatórios 3 C e fichas de disciplinas. 96 Processos de indigitação/nomeação de 3 C directores de departamentos. 97 Dossiers de orientação pedagógica . . . 5 C Investigação e desenvolvi- 98 Dossiers de apoio à elaboração de es- 5 C mento. tudos/pareceres/projectos técnico- -científicos. 99 Processos relativos a projectos de in- 3 C vestigação. Organização e Regulamen- 100 Documentos de monitorização do 5 (13) E (13) Conservar estatísticas e rela- tação. SGQ. tórios de acompanhamento. 101 Manuais de procedimentos . . . . . . . (e) (14) C (14) Conservar a base de dados GIZEH. 102 Planos da qualidade . . . . . . . . . . . . . (s) 3 C (s) Após o ano civil a que res- peitam. 103 Processos de criação de associações 5 C 104 Processos de criação de cursos . . . . 5 C 105 Processos de criação de unidades para 5 C o IPP. 106 Processos de elaboração de estatutos e 5 C regulamentos. 107 Processos de reclamações . . . . . . . . 5 E 108 Processos de sugestões de utilizado- 1 E res. 109 Processos eleitorais . . . . . . . . . . . . . 1 C 110 Protocolos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 C 111 Questionários de avaliação e satisfação. 1 E 112 Questionários de utilizadores . . . . . 1 E 113 Regulamentos . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 C 114 Resoluções dos órgãos de gestão . . . . 3 C 115 Mapas resumo de reclamações . . . . 5 E 116 Relatórios anuais sobre reclamações 3 (15) C (15) Eliminar se esta informação constar do relatório de activi- dades. 117 Relatórios de questionário de avaliação 3 C e satisfação. 118 Relatórios de revisão do sistema da 3 C qualidade. 119 Propostas do conselho geral . . . . . . 3 C Património, aprovisionamento 120 Cadastro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 (16) C (16) Eliminar fichas de movimen- e gestão de instalações. tação de bens. 121 Certificados de bens e serviços . . . . (t) 5 E (t) Após o abate do material cer- tificado. 122 Contratos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (p) 10 E (17) (17) Excepto contratos relativos a bens imóveis. 123 Documentos de movimentação de 1 E material. 124 Dossiers de gestão ambiental . . . . . 5 E 125 Dossiers de gestão de instalações/equi- 5 E pamentos. 126 Dossiers de projecto preliminar de 20 C construção. 127 Dossiers de tratamento de águas . . . 10 C Diário da República, 1.ª série — N.º 2 — 3 de Janeiro de 2008 101 Prazo de Número conservação Destino Área funcional de Séries Observações administrativa final referência (anos) 128 Documentos de gestão de acesso ao (u) 1 E (u) Após a devolução da caução. parque automóvel. 129 Processos de aquisição de bens e ser- 10 E viços. 130 Processos de cedência/aluguer de es- (p) 5 E paços e ou equipamentos. 131 Processos de concursos de obras . . . (v) 20 (18) CP (v) Após extinção do prazo de re- clamações previsto no Decreto- -Lei n.º 59/99. (18) Conservar peças escritas, pe- ças desenhadas e actas. 132 Processos de expropriações . . . . . . . 10 C 133 Processos de execução de obras . . . (v) 20 (19) E (19) Desde que as subséries peças escritas e peças desenhadas estejam conservadas na ref. 145. 134 Processos individuais de fornecedo- (p) 1 E res. 135 Projectos de remodelação de espaços 5 E e equipamentos. 136 Registos de chamadas telefónicas . . . 1 E 137 Relatórios de chaveiro . . . . . . . . . . . 1 E 138 Relatórios de ocorrências . . . . . . . . 1 E 139 Requisições de material . . . . . . . . . 1 E 140 Processos relativos à recolha selectiva 5 E de lixo. 141 Dossiers relativos a medicina no tra- 1 C balho. 142 Dossiers de segurança contra incên- 1 C dios. 143 Dossiers de gestão paisagística . . . . 1 C 144 Processos de avaliação e coordenação 3 C do sistema de higiene e segurança no trabalho. 145 Processos de execução de projectos (v) 20 CP (18) 146 Relatórios de aquisições de publica- 5 E ções. Planeamento e controlo . . . 147 Planos de actividades . . . . . . . . . . . 3 (20) C (20) Eliminar planos emitidos por serviços. 148 Planos de desenvolvimento . . . . . . . (s) 3 C 149 Processos de auditorias . . . . . . . . . . 3 (21) E (21) Conservar relatórios. 150 Processos de avaliação institucional 3 C 151 Processos de averiguações . . . . . . . (a) 20 E 152 Processos de reuniões . . . . . . . . . . . 3 (22) E (22) Conservar actas. 153 Projectos de quadro de pessoal . . . . 3 C 154 Relatórios de actividades . . . . . . . . 3 (23) C (23) Eliminar relatórios emitidos por serviços. 155 Relatórios quinquenais . . . . . . . . . . 5 E 156 Fichas de controlo . . . . . . . . . . . . . . 3 E 157 Dossiers de avaliação institucional . 3 C 158 Dossiers de coordenação da rede de 3 C bibliotecas IPP. Relações externas e comu- 159 Avisos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (w) C (w) Enquanto em vigor nicação. 160 Circulares . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (w) C 161 Comunicações de serviço . . . . . . . . (w) C 162 Despachos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (w) C 163 Editais . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (w) C 164 Informações . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 (24) E (24) Excepto informações que se revistam de natureza de cria- ção, constituição e regulamen- tação do organismo produtor. 165 Informações propostas . . . . . . . . . . 5 (24) E 166 Memorandos . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 E 167 Processos de produção de material 1 (25) E (25) O produto final é incorporado multimedia. na biblioteca. 168 Processos de realização de feiras de 1 (26) E (26) Conservar peças gráficas. orientação. Recursos humanos . . . . . . 169 Balanço social . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 C 170 Candidaturas espontâneas a estágio/ 5 E emprego. 102 Diário da República, 1.ª série — N.º 2 — 3 de Janeiro de 2008 Prazo de Número conservação Destino Área funcional de Séries Observações administrativa final referência (anos) 171 Pedidos de declarações . . . . . . . . . . 1 E 172 Listas de pessoal docente em acumu- (x) 1 E (x) Após publicação no REBI- lação. DES. 173 Mapas de distribuição de serviço . . . . 1 E 174 Participações de ausência do trabalho 1 E 175 Pedidos de juntas médicas . . . . . . . 3 E 176 Planos de formação interna . . . . . . . (s) 3 C 177 Processos de acidentes em serviço . . . (a) 3 E 178 Processos de acumulação de funções (y) Z E (y) Após a conclusão da acumu- lação. 179 Processos de aposentações . . . . . . . (z) 5 E (z) Após a morte do funcionário. 180 Processos de concursos de admissão/ (aa) 1 (27) CP (aa) Após fim do prazo de recla- nomeação de pessoal. mação. (27) Conservar lista de classifica- ção final e actas. 181 Processos de diagnóstico das necessi- 5 (28) C (28) Eliminar convocatórias, folhas dades de formação. de presença e questionários. 182 Processos de docentes em colabora- 5 E ção. 183 Processos de gestão de férias, faltas 3 E e licenças. 184 Processos de prestação de serviços 3 E 185 Processos de requisição de pessoal (ab) 5 E (ab) Após início de funções. docente. 186 Processos individuais de funcioná- (ac) 5 (29) C (ac) Após a aposentação/reforma rios. ou morte do funcionário. (29) Eliminar justificações de faltas, certidões, boletins de alteração, declarações de abono, boletins de inscrição ADSE/CGA, certificados va- cinação, declaração exclusivi- dade, informação de admissão nomeação, declaração de in- compatibilidades, requisições, declarações de impostos. 187 Registos de assiduidade . . . . . . . . . 2 E 188 Requerimentos . . . . . . . . . . . . . . . . 5 E 189 Processos de candidatura de docentes 5 E 190 Listas de antiguidade . . . . . . . . . . . . 1 C Tecnologias de informação 191 Dossiers de Gestão de utilizadores de 1 (30) E (30) Se os pedidos de renovação e comunicação. rede Informática. forem anuais. 192 Relatórios de cópias de segurança 3 E 193 Registos de inventários dos servido- 5 E res. 194 Licenças de software . . . . . . . . . . . . (ad) 5 E (ad) Após a finalização (caduci- dade) da licença. ANEXO II Diário da República, 1.ª série — N.º 2 — 3 de Janeiro de 2008 103 ANEXO III 104 Diário da República, 1.ª série — N.º 2 — 3 de Janeiro de 2008 I SÉRIE Preço deste número (IVA incluído 5%) DIÁRIO € 9,80 DA REPÚBLICA Depósito legal n.º 8814/85 ISSN 0870-9963 Diário da República Electrónico: Endereço Internet: http://dre.pt Correio electrónico: dre@incm.pt • Linha azul: 808 200 110 • Fax: 21 394 5750 Toda a correspondência sobre assinaturas deverá ser dirigida para a Imprensa Nacional-Casa da Moeda, S. A., Departamento Comercial, Sector de Publicações Oficiais, Rua de D. Francisco Manuel de Melo, 5, 1099-002 Lisboa