Informação vinculativa n.º 25825

INFORMAÇÃO VINCULATIVA FICHA DOUTRINÁRIA Diploma: Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado Artigo/Verba: Art.29º - Obrigações em geral . Assunto: Decreto-Lei n.º 28/2019 Processo: 25825, com despacho de 2024-03-25, do Diretor de Serviços da DSIVA, por subdelegação Conteúdo: 1. A Requerente está enquadrada, para efeitos de IVA, no regime normal de periodicidade trimestral, desde 1992.09.04, tendo iniciado a atividade na mesma data. Está, ainda, registada como prosseguindo, a atividade principal de "Atividades contabilidade e auditoria; consultoria fiscal" - CAE 69200 e secundárias de "Outras actividades consultoria para os negócios e a gestão" - CAE 70220, "Exec. fotocópias, prep. docs. e out. act. esp. apoio admin." - CAE 82190 e "Formação profissional - CAE 85591, tendo declarado praticar, exclusivamente, operações que conferem direito à dedução. 2. Vem a Requerente solicitar informação sobre a posição e entendimento da Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) no que respeita ao arquivo digital dos documentos contabilísticos e fiscalmente relevantes em matéria de direito à dedução do IVA. 3. Em particular, a Requerente iniciou o arquivo digital com efeitos a 2023.01.01, respeitando o versado nos seguintes diplomas: - Decreto-lei n.º 28/2019 de 15 de fevereiro; - Ofício-Circulado n.º 30 213, de 01/10/2019; - Despacho nº 8/2022-XXIII, de 13/12, do SEAF. 4. A dúvida em concreto prende-se com a forma como são digitalizadas as faturas que são emitidas em papel térmico, juntando em anexo ao pedido dois exemplos, ambos em PDF, um com imagem obtida através de terminal digitalizador, e outro, apresenta a imagem obtida a partir de uma fotografia. 5. Admitindo que ambos apresentam toda a informação constante na fatura original de forma legível, questiono se são ambos aceites inequivocamente pela AT em sede de verificação do cumprimento dos requisitos para o exercício do direito à dedução em sede de IVA e adicionalmente, IRC. Ponto Prévio 6. As questões relacionadas com a validação de procedimentos de arquivo não cabem no âmbito das competências da Área de Gestão Tributária IVA, o que apenas poderá ser feito no âmbito de uma ação de inspeção. Neste sentido, procede-se ao enquadramento genérico do solicitado. Enquadramento em sede de IVA: 7. O Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, procede à regulamentação das obrigações relativas ao processamento de faturas e de outros documentos fiscalmente relevantes e à conservação de livros, registos e respetivos documentos de suporte, que recaem sobre os sujeitos passivos de IVA. Processo: 25825 1  INFORMAÇÃO VINCULATIVA 8. No que concerne ao arquivo, o artigo 23.º do Decreto-Lei introduz a possibilidade de desmaterialização e arquivo em formato eletrónico, das faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, emitidos ou recebidos, que se apresentem em formato papel, devendo ser executada com o rigor técnico necessário à obtenção e reprodução de imagens perfeitas, legíveis e inteligíveis dos documentos originais, sem perda de resolução e informação, de forma a garantir a sua consulta e reprodução em papel ou outro suporte eletrónico. Decorre da norma que esta faculdade é também aplicável às faturas e demais documentos fiscalmente relevantes que tenham sido emitidos e recebidos em data anterior à sua entrada em vigor, 9. A destruição dos originais emitidos ou recebidos em papel apenas pode ser efetuada quando estejam assegurados os requisitos e controlos previstos nos números 2 e 3 do supramencionado artigo. Quando se trate de faturas que titulem a aquisição de bens ou serviços, a destruição dos originais apenas pode ocorrer após ser exercido o direito à dedução, quando aplicável, e efetuado o registo referido no n.º 4 do artigo 44.º do CIVA. 10. O artigo 25.º do diploma determina que durante o prazo obrigatório de conservação do arquivo, os processos de arquivamento devem garantir que não se verifica perda de informação nem alteração das imagens nele contidas, devendo ser efetuados controlos regulares à legibilidade dos dados arquivados em formato digital. 11. Os sujeitos passivos devem implementar um plano de arquivo, o qual deve conter um ficheiro com a lista dos documentos fiscalmente relevantes nele registados (índice), considerando-se corretamente implementado quando cumpra os requisitos previstos no artigo 26.º do Decreto-lei. 12. Para a elaboração da referida lista, os sujeitos passivos que possuam ou devam possuir sistemas informáticos de faturação ou contabilidade podem gerar um ficheiro com o mesmo formato e estrutura de dados e seguir as regras definidas para o preenchimento do ficheiro (SAF-T (PT)) a que se refere a Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de março. 13. No que respeita ao arquivo de documentos emitidos e recebidos por via eletrónica, são conservados sem alterações, por ordem cronológica de emissão e receção e exclusivamente em formato eletrónico, as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes que tenham sido emitidos e recebidos por via eletrónica. 14. O arquivo destes documentos deve assegurar: - A execução de controlos que assegurem a integridade, exatidão e fiabilidade do arquivamento; - A execução de funcionalidades destinadas a prevenir a criação indevida e a detetar qualquer alteração, destruição ou deterioração dos registos arquivados; - A recuperação dos dados em caso de incidente; - A reprodução de cópias legíveis e inteligíveis dos dados registados. 15. O n.º 5 do artigo 23.º do Decreto-Lei estabelece que as reproduções integrais em papel obtidas a partir dos arquivos em formato eletrónico têm, para efeitos fiscais, o valor probatório dos documentos originais. 16. Concluindo, se o programa informático cumprir os requisitos no que toca ao arquivo de documentos e respeitar a legislação supramencionada, poderão os mesmos ser considerados como documentos válidos para efeitos fiscais. 17. Finalmente, refira-se que o regime do exercício do direito à dedução do IVA Processo: 25825 2  INFORMAÇÃO VINCULATIVA encontra-se previsto nos artigos 19.º a 26.º do Código do IVA. 18. Os artigos 19.º e 20.º do CIVA consagram uma regra geral de dedutibilidade do IVA devido ou pago na aquisição de bens ou serviços, adquiridos por serem essenciais à realização de prestações de serviços sujeitas a imposto e dele não isentas (cf. alínea a) do n.º 1 do artigo. 19.º e alínea a) do n.º 1 do artigo. 20.º, ambos do CIVA). 19. De acordo com essa regra, só é dedutível o IVA que seja devido, ou que tenha sido suportado, em aquisições de bens e serviços adquiridos ou utilizados para a realização de operações sujeitas a imposto, e dele não isentas, ou seja, para a realização de operações tributáveis. 20. Assim, o direito de os sujeitos passivos deduzirem ao IVA de que são devedores o IVA devido ou já pago sobre os bens adquiridos e os serviços que lhes foram prestados a montante constitui um princípio fundamental do sistema comum do IVA instituído pela legislação da União Europeia. 21. Para o poder exercer, têm de se verificar algumas condições substantivas, formais e temporais, nomeadamente, é necessário que o sujeito passivo tenha, em seu nome e na sua posse, uma fatura processada nos termos legais, conforme disposto na alínea a) do n.º 2 do artigo 19.º do CIVA, considerando-se passadas na forma legal as faturas que contenham os elementos previstos nos artigos 36.º ou 40.º, consoante os casos. Processo: 25825 3