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PROVEDORIA DE JUSTIÇA PLANO DE GESTÃO DO RISCO DE CORRUPÇÃO E INFRACÇÕES CONEXAS Sub- Escala de risco Identificação Unidade -unidade Principais actividades Identificação dos riscos PO GC GR Medidas de prevenção dos orgânica orgânica 1) 2) 3) responsáveis Coordenadores: Risco de quebra de deveres  Estrutura piramidal de decisão; Coordenadores  Direcção da actividade da Assessoria; funcionais.  Publicitação das decisões;  Distribuição dos processos e direcção e  Recusa de processos em deficientes Assessores acompanhamento da respectiva instrução; Desrespeito dos valores: condições formais;  Estabelecimento com os organismos da  Independência  Regime da escusa e da suspeição; Administração Pública e das entidades congéneres,  Integridade  Não realização de diligências fora do nacionais, estrangeiras e internacionais as relações  Transparência âmbito dos processos; necessárias à instrução dos processos;  Objectividade  Recusa de consultadoria a  Submissão a despacho das propostas finais para a  Imparcialidade reclamantes e entidades visadas; resolução dos processos;  Confidencialidade.  Não aceitação de benefícios de  Realização das visitas de inspecção referidas na alínea reclamantes e entidades visadas; a) do n.º 1 do artigo 21.º da Lei n.º 9/91, de 9 de  Divulgação contínua de normas Abril. Risco de falha do controlo sobre imparcialidade e de qualidade dos independência; Assessores: procedimentos.  Registo da totalidade de diligências Áreas Assessoria  Instrução dos processos abertos com base em 1 2 1 nos processos (recusa de papéis Extensões queixas dos cidadãos ou por iniciativa do Provedor avulsos). de Justiça;  Apreciação das provas e demais elementos processuais e elaboração das propostas de resolução dos processos;  Elaboração dos projectos de recomendação, de reparo e de outros despachos relativos aos processos;  Realização de estudos e pareceres respeitantes aos pedidos de declaração de inconstitucionalidade;  Realização de visitas de inspecção referidas na alínea a) do n.º 1 do artigo 21.º da Lei n.º 9/91, de 9 de Abril;  Emissão de pareceres, a solicitação do Provedor de Justiça, sobre questões de carácter geral e do funcionamento da Provedoria. Escala de Risco: 1 1) PO: Probabilidade da Ocorrência – 1 Pouco provável; 2 Medianamente provável; 3 Muito provável. 2) GC: Gravidade da Consequência – 1 Baixa; 2 Média; 3 Alta. 3) GR: Graduação do Risco – 1 Baixo; 2 Médio; 3 Alto.  PROVEDORIA DE JUSTIÇA Escala de Risco: 2 1) PO: Probabilidade da Ocorrência – 1 Pouco provável; 2 Medianamente provável; 3 Muito provável. 2) GC: Gravidade da Consequência – 1 Baixa; 2 Média; 3 Alta. 3) GR: Graduação do Risco – 1 Baixo; 2 Médio; 3 Alto.  PROVEDORIA DE JUSTIÇA Escala de risco Unidade Sub-unidade Identificação dos Principais actividades Identificação dos riscos PO GC GR Medidas de prevenção orgânica orgânica responsáveis 1) 2) 3) Assegurar o exercício ético e  Risco de quebra de  Supervisão pelos dirigentes do cumprimento dos profissional das funções. deveres funcionais. deveres funcionais de modo a evitar riscos de cumplicidade, parcialidade, falta de objectividade, Desrespeito dos valores: ocorrência de conflitos de interesses e recebimento  Independência de ofertas. 1 3 2  Integridade  Promoção de uma cultura de responsabilidade.  Transparência  Objectividade  Rotatividade adequada dos recursos humanos.  Imparcialidade  Confidencialidade. Direcção de Serviços de Controlo de qualidade. Risco de falha do Controlo dos procedimentos adoptados: Apoio Técnico controlo de qualidade dos 2 2 2  Divulgação das melhores práticas e conhecimentos. Secretário-Geral e procedimentos. Administrativo  Segregação de funções. (DSATA) Elaboração do Plano Anual de Risco de contratação  Alargamento da bolsa de fornecedores. Formação. continuada com os mesmos formadores.  Implementação de mecanismos de controlo interno que permitam despistar situações de favoritismo, nomeadamente através da avaliação posterior do 1 2 1 nível de qualidade, mediante elaboração de relatório por cada acção frequentada e de relatório de apreciação global pela Provedoria de Justiça. Escala de Risco: 3 1) PO: Probabilidade da Ocorrência – 1 Pouco provável; 2 Medianamente provável; 3 Muito provável. 2) GC: Gravidade da Consequência – 1 Baixa; 2 Média; 3 Alta. 3) GR: Graduação do Risco – 1 Baixo; 2 Médio; 3 Alto.  PROVEDORIA DE JUSTIÇA Escala de risco Unidade Sub-unidade Identificação dos Principais actividades Identificação dos riscos PO GC GR Medidas de prevenção orgânica orgânica responsáveis 1) 2) 3) Competências técnicas. Risco de inadequação do  Partilha de conhecimentos, experiências e perfil técnico e informação técnica. comportamental para o exercício das funções.  Adequação das necessidades formativas ao perfil 1 3 2 exigido.  Motivação.  Rotatividade dos recursos humanos. DSATA Director de Serviços Aprovisionamento de bens, Risco de planeamento  Implementação de um plano estruturado de aquisição de serviços, deficiente potenciando levantamento e avaliação das necessidades. realização de empreitadas de fixação de prazos não obras públicas. razoáveis e aumento de  Criação de base de dados com informação relevante custos. sobre aquisições anteriores, incluindo respectivos 2 2 2 prazos de vigência.  Elaboração de manual de procedimentos, inserindo normas de controlo interno destinadas a verificar e a certificar os procedimentos pré-contratuais.  Aquisição de publicações. Risco de redução da  Sistema estruturado de avaliação das necessidades. qualidade dos serviços a Divisão de  Edição do Relatório de prestar e aumento da  Elaboração de estimativas de custos. DSATA Actividades a apresentar à 2 2 2 Chefe de Divisão Documentação despesa. Assembleia da República e outras publicações. Atendimento ao público em Risco de prestação de  Definição de níveis de responsabilidade. Divisão de geral. informação inadequada. Informação e  Elaboração e disponibilização de um modelo de DSATA 2 2 2 formulário relativo à apresentação de queixas Director de Serviços Relações Públicas presenciais que facilitem a utilização deste tipo de instrumento por parte do cidadão. Escala de Risco: 4 1) PO: Probabilidade da Ocorrência – 1 Pouco provável; 2 Medianamente provável; 3 Muito provável. 2) GC: Gravidade da Consequência – 1 Baixa; 2 Média; 3 Alta. 3) GR: Graduação do Risco – 1 Baixo; 2 Médio; 3 Alto.  PROVEDORIA DE JUSTIÇA Escala de risco Unidade Sub-unidade Identificação dos Principais actividades Identificação dos riscos PO GC GR Medidas de prevenção orgânica orgânica responsáveis 1) 2) 3) Execução e manutenção do Risco de redução da  Sistema estruturado de avaliação de necessidades. Plano de Informatização. qualidade dos serviços a prestar e do aumento da  Elaboração de estimativas de custos. despesa. Divisão de DSATA 1 3 2 Director de Serviços Informática Operações contabilísticas e de  Risco de desvio de tesouraria. dinheiro e valores.  Risco de falhas na aplicação de normas, 1 3 2 procedimentos e regulamentos de natureza financeira.  Validação das operações. Secção de Produção de informação Risco de afectação da  Segregação de funções e responsabilização das Contabilidade, contabilística. qualidade da prestação de operações. Técnico Superior DSATA Património e contas. responsável Economato  Elaboração de manual de procedimentos, inserindo normas de controlo interno destinadas a verificar e a certificar operações. 1 3 2 Escala de Risco: 5 1) PO: Probabilidade da Ocorrência – 1 Pouco provável; 2 Medianamente provável; 3 Muito provável. 2) GC: Gravidade da Consequência – 1 Baixa; 2 Média; 3 Alta. 3) GR: Graduação do Risco – 1 Baixo; 2 Médio; 3 Alto.  PROVEDORIA DE JUSTIÇA Escala de risco Unidade Sub-unidade Identificação dos Principais actividades Identificação dos riscos PO GC GR Medidas de prevenção orgânica orgânica responsáveis 1) 2) 3) Processamento das Risco de deficiente  Validação das operações. retribuições. processamento das remunerações e outros  Segregação de funções e responsabilidade pelas abonos. operações. 2 3 3  Elaboração de manual de procedimentos, inserindo normas de controlo interno destinadas a verificar e a certificar operações. Recrutamento e selecção de Risco de quebra dos  Colegialidade na tomada de decisão. pessoal. deveres de transparência, isenção e imparcialidade.  Rotatividade dos trabalhadores designados para Secção de 1 3 2 constituição de júris. Pessoal, Técnico Superior DSATA Expediente responsável Geral e Arquivo Registo individual dos Risco de acesso indevido  Medidas de segurança nos arquivos de processos trabalhadores. às informações e quebra individuais. de sigilo. 1 2 1  Acesso restrito aos trabalhadores da secção e interessados. Risco de falhas no registo  Segregação de funções. da informação das bases de dados dos recursos 2 1 1  Cruzamento de informação e realização de testes. humanos. Escala de Risco: 6 1) PO: Probabilidade da Ocorrência – 1 Pouco provável; 2 Medianamente provável; 3 Muito provável. 2) GC: Gravidade da Consequência – 1 Baixa; 2 Média; 3 Alta. 3) GR: Graduação do Risco – 1 Baixo; 2 Médio; 3 Alto.  PROVEDORIA DE JUSTIÇA Escala de risco Unidade Sub-unidade Identificação dos Principais actividades Identificação dos riscos PO GC GR Medidas de prevenção orgânica orgânica responsáveis 1) 2) 3) Organização e tramitação dos Risco de acesso indevido  Segurança nos arquivos dos processos de queixa. processos de queixas. às informações e quebra de sigilo.  Acesso restrito aos trabalhadores da secção e assessoria. 1 2 1  Acesso registado mediante sistema de controlo por requisição. Secção de Coordenador DSATA Processos Técnico Risco de utilização  Manipulação de dados do SGP/SGPA apenas pelos indevida do SGP/SGPA, trabalhadores da secção. da perda dos registos e da 1 2 1  Confirmação da existência de backups do sistema danificação da informação. com a Divisão de Informática. Escala de Risco: 7 1) PO: Probabilidade da Ocorrência – 1 Pouco provável; 2 Medianamente provável; 3 Muito provável. 2) GC: Gravidade da Consequência – 1 Baixa; 2 Média; 3 Alta. 3) GR: Graduação do Risco – 1 Baixo; 2 Médio; 3 Alto.